Служебное расследование. Приказ о расследовании жалобы

Служебное расследование

Для того, чтобы доказать факт провинности сотрудника, необходимо провести ряд определенных мероприятий, направленных на выяснение всех обстоятельств произошедшего, носящих название «служебное расследование» либо, если виновник государственный служащий, – «служебная проверка». Как такового, четкого определения понятия «служебное расследование» в ТК РФ не дано, однако, указана процедура по применению к виновному сотруднику дисциплинарного взыскания. В качестве обоснования совершаемых в отношении провинившегося работника действий руководителю и необходимо проведение служебного расследования.

Причины проведения служебного расследования

В соответствующих разделах должностной инструкции любого сотрудника прописаны пункты, за нарушение которых работник несет определенную ответственность. Это, например, порча имущества, разглашение коммерческой тайны, халатное выполнение собственных обязанностей и другое.

Любой из этих проступков послужит причиной проведения служебного расследования, поскольку влечет за собой крайне серьезные последствия для организации. Расследование же поможет определить степень нанесенного ущерба, установить истинные причины случившегося. Кроме того, благодаря выяснению всех обстоятельств организации будет проще избежать подобного в будущем, применив превентивные меры.

Порядок проведения внутреннего служебного расследования

Существует определенная процедура, четко расписанная в ст. 193 Трудового Кодекса Российской Федерации, при соблюдении которой руководитель вправе наказать провинившегося работника.

Для проведения расследования собирается специальная комиссия, назначенная отдельным Приказом. Первостепенная задача такой комиссии – выяснить все обстоятельства произошедшего, провести ряд бесед с возможными виновниками и свидетелями происшествия, осуществить подсчет причиненного ущерба, установить степень провинности сотрудников.

Служебное расследование может быть добровольно инициировано руководителем, либо, если было совершено правонарушение, проведено в обязательном порядке.

В комиссию должны войти, как минимум, три высококвалифицированных, грамотных сотрудника из разных подразделений. На практике, это юрист, инженер, экономист или бухгалтер, один из сотрудников внутренней службы безопасности. Помимо вышеперечисленных штатных единиц, руководитель организации также может стать членом данной комиссии.

В процессе проведения расследования всем задействованным в нем людям необходимо придерживаться нескольких принципов, таких как:

  • беспристрастность;
  • объективность;
  • строгое следование внутренней регламентационной документации.
  • Эти правила касаются и руководителя, который обязан соблюсти следующий порядок действий:

  • По ряду причин начать служебное расследование, издав соответствующий Приказ,
  • Провести отбор с дальнейшим назначением и возложением ответственности на членов комиссии,
  • От провинившегося работника получить объяснительную записку. Здесь важно отметить, что на ответ работнику дается два дня. Отвечает он на вопросы, изложенные в тексте документа, полученного заказным письмом, либо врученным лично в руки.
  • Дальнейшая процедура проведения расследования зависит от того, дал ли письменное пояснение работник на поставленные вопросы, или нет, а также от того, как именно будут истолкованы его пояснения членами комиссии.

    Расследование может завершиться на получении данной пояснительной записки, а комиссия может принять решение, что причина провинности сотрудника – достаточно уважительная.

    Чтобы издать вышеупомянутый Приказ, для начала необходимо получить информацию о самом проступке. Источниками её получения могут послужить жалобы от клиентов, докладные от сотрудников либо непосредственного руководителя, заявления самого провинившегося, акт о выявлении недостачи и прочее.

    Проступки, требующие проведения служебного расследования

    Ниже приведен основной перечень возможных проступков, за которые сотрудник несет личную ответственность.

    Прогул или неявка на рабочее место

    Оформляется акт, который ежедневно по факту отсутствия сотрудника на рабочем месте, будет дополняться служебными записками, копиями об отсутствии отметок о приходе и уходе подчиненного в соответствующем журнале, уведомлениями о врученных заказных письмах с вызовом на работу и другими документами.

    По факту явки на рабочее место сотрудника в нетрезвом виде либо под воздействием наркотических препаратов составляется акт, дополняемый объяснительной самого подчиненного, специальным актом медицинского учреждения и подписями не менее двух свидетелей. Сотрудник имеет право, в соответствии с российским законодательством, требовать прекращения освидетельствования либо просто отказаться от него.

    Нанесение материального ущерба

    Недостача, растрата, мелкое и крупное хищение, порча имеющегося оборудования, товара и т.д. считается причинением материального вреда хозсубъекту-нанимателю.

    Если был выявлен один из этих фактов, то в срочном порядке на производстве (в организации) будет проведена полная инвентаризация. По завершении инвентаризации составляется ряд документов: заключение экспертов, акт оценщиков имущества, объяснительные записки и прочее. Приказом руководителя оформляется решение о проведении таких мероприятий.

    Под превышением или злоупотреблением имеющимися полномочиями подразумевается как разглашение коммерческой тайны, так и принятие решений, касающихся работы предприятия, которые не входят в компетенцию сотрудника.

    Ущерб от подобных превышений компенсируется материально виновным лицом. Для его грамотного расчета привлекаются аудиторы, которые по итогам расследования оформляют заключение, подкрепленное, в случае необходимости, другими документами.

    Получение травмы или увечий, несовместимых с жизнью

    В этом случае важно обратить внимание, где и как сотрудником была получена травма – при возвращении домой, на перерыве, при выполнении непосредственных обязанностей, а, возможно, вследствие действий другого лица.

    Для того, чтобы сотрудник мог получить подтверждение получения травмы, составляется акт от предприятия. Приложениями к нему служат объяснительные от свидетелей и самого пострадавшего, от инспекции по ТБО, заключение о проведенной проверке рабочего места сотрудника, копии документов о прохождении им аттестации, справка из медицинского учреждения.

    Подобным же образом проводится расследование по факту смерти сотрудника, с единственным отличием в том, что заключение по результатам проверки составляется правоохранительными органами.

    Лица, составляющие Приказ о проведении служебного расследования

    Для начала стоит отметить, что Приказ оформляется от лица руководителя – директора организации. Его же подписью этот Приказ должен быть обязательно заверен.

    Сам же Приказ составляется уполномоченным представителем либо секретарем предприятия. В случае их отсутствия – непосредственно управленцем.

    Основание для составления Приказа

    Инициирование составления Приказа в обязательном порядке должно иметь под собой необходимое основание. В случае составления Приказа о проведении служебной проверки таким основанием может послужить докладная записка либо же запрос от руководителя отдела, где нарушение было обнаружено. Основание документируется для того, чтобы в Приказе можно было на него сослаться.

    Смотрите еще:  Заявление уефа. Заявление уефа

    Исходя из потребностей хозсубъекта, им используется шаблон Приказа, взятый из сети Интернет, либо локально разработанный и утвержденный, но, в таком случае, документ будет действителен только для данного предприятия.

    Сам приказ в обязательном порядке содержит в себе:

    • информацию о происшествии;
    • Ф.И.О. сотрудника и его должность;
    • причину проведения проверки;
    • наименование компании, где ведется расследование;
    • сведения об ответственных лицах, которые впоследствии будут следить за исполнением Приказа.
    • Помимо этого, в Приказе должны стоять дата и номер.

      Как правильно оформить Приказ

      Вне зависимости от того, каким образом он был составлен (заполнен от руки, либо напечатан на листе А4 или фирменном бланке), внизу обязательно должны присутствовать подписи ответственных лиц и руководителя организации, печать хозсубъекта.

      В случае возникновения такой необходимости, под данным Приказом также может подписаться и сотрудник, в отношении которого проводилось расследование.

      Также важно в документе прописать полномочия членов комиссии и их права. Подобные меры пригодятся, если принятые ими решения должны стать причиной увольнения сотрудника, либо его привлечения к уголовной ответственности.

      Сроки проведения расследования

      Согласно ст. №192 ТК РФ, в распоряжении управленца – всего один месяц на проведение расследования. Отсчет начинается с момента подписания Приказа.

      Если комиссия не успела сделать выводы до окончания установленных сроков расследования, обвиняемый сотрудник не будет привлечен к дисциплинарной ответственности, даже если итоги расследования подтверждают его вину.

      В течение полугода с момента оформления заключения можно применить наказание к провинившемуся сотруднику, если комиссионно было установлено необходимое количество фактов доказательства его вины.

      Итоги проведенного расследования

      Для того, чтобы привлечь сотрудника к дисциплинарному, уголовному либо административному наказанию в случае доказательства его вины, комиссии необходимо занести свое решение в специальный акт, к которому прикладываются все собранные в ходе расследования документы (заключения экспертной комиссии, акты о проведенной инвентаризации, служебные записки, приказы, заключение ревизионной комиссии, докладные записки и прочие бумаги).

      Сотрудник, совершивший один из вышеприведенных проступков, может быть уволен исключительно на основании вышеуказанного акта. В ином случае его увольнение незаконно.

      Итак, с помощью проведения внутреннего расследования можно выявить условия и причины возникновения определенного происшествия. Необходимого результата можно добиться, только строго следуя законодательству и четко документируя каждый этап проведения проверки. К оформлению материалов расследования нужно отнестись со всей серьезностью, поскольку, в итоге, они могут послужить как основанием для возбуждения уголовного дела, так и доказательной базой в судебной инстанции.

      Если размер провинности малозначителен, например, при пропуске сдачи внутренней отчетности, проводить расследование не обязательно. Достаточно просто взять с лица, чья вина очевидна и так, письменное объяснение и далее действовать по закону. А вот если ситуация сложилась неоднозначная или организации нанесен значительный ущерб, без создания комиссии и проведения служебного расследования не обойтись.

      Ситуации, в которых служебное расследование необходимо

    • прогул или неявка на рабочее место;
    • явка на работу в нетрезвом виде, под действием наркотиков;
    • превышение полномочий.
    • Теперь рассмотрим алгоритм проведения служебного расследования. Процедура должна начинаться с фиксации факта нарушения.

      При получении информации о противоправных действиях работника от третьих лиц или даже непосредственно из правоохранительных органов оформлять докладную записку необязательно. Кроме того, если причиной для начала служебного расследования послужила утрата товарно-материальных ценностей или денежных средств, выявленная по результатам инвентаризации, к записке необходимо приложить соответствующий акт. На основании именно этих документов работодатель создает комиссию с целью установить виновного.

      Шаг 2. Создание комиссии и ее задачи

      1. Установление обстоятельств произошедшего, в том числе времени, места и способа.
      2. Сбор доказательств вины этих лиц и установление ее степени по каждому из них (если виновников несколько).
      3. С приказом по организации о создании комиссии необходимо ознакомить под подпись всех ее членов. Выглядеть образец приказа о проведении служебного расследования (образец) должен примерно так:

        Хотя такое мероприятие и является сугубо внутренним делом каждой организации и принимать участие в нем могут исключительно ее работники и руководство, к нему в помощь можно привлекать сторонних специалистов, если это необходимо для выяснения фактов, связанных и с происшествием. Например, для определения степени опьянения и тяжести ошибки, допущенной работником при проведении исчислений по смете. Обычно это нужно в том случае, когда квалификации специалистов самой компании не хватает для того, чтобы сделать профессиональные выводы. В этом случае издается отдельный приказ по предприятию. Экспертами по договору могут выступать:

      4. инженеры;
      5. На оформление объяснительной у работника есть 2 рабочих дня с момента получения требования. Если объяснение так и не предоставлено, необходимо составить еще один акт — об отказе от дачи пояснений. Его должны подписать председатель комиссии и несколько ее членов (минимум 2 человека). После окончания расследования сама объяснительная записка или документ, свидетельствующий о том, что объяснение у сотрудника было запрошено, могут служить основанием для применения мер дисциплинарного воздействия к виновным лицам, вплоть до увольнения.

      6. обстоятельства, время и место происшествия;
      7. степень вины каждого из обвиняемых в происшествии;
      8. смягчающие и отягчающие ответственность обстоятельства.
      9. Шаг 6. Создание акта о проведении служебного расследования

        Результаты работы комиссии должны быть отражены в специальном акте, подводящем итоги расследования. В частности, из этого документа должно быть понятно:

      10. обстоятельства совершения таких действий;
      11. степень вины сотрудника;
      12. Образец заключения служебного расследования должен выглядеть так:

        Работника, в отношении которого проводилось служебное расследование, нужно ознакомить со всеми результатами в отношении него самого под подпись. Если расследование проводилось в отношении нескольких лиц, их нужно знакомить с материалами по отдельности, учитывая охрану персональных данных.

        Сроки служебного расследования

      13. время болезни работника;
      14. Служебное расследование на предприятии: порядок проведения

        Ниже приведен основной перечень возможных проступков, за которые сотрудник несет личную ответственность:

        Шаг 1. Фиксация нарушения

      15. фамилию, имя, отчество и должность работника, обнаружившего факт нарушения;
      16. дату и время события.
      17. В состав комиссии, как правило должны входить три человека. В приказе должны быть указаны фамилии и должности членов комиссии, цель и дата ее создания, срок ее действия (он может быть и не ограничен определенным случаем), а также полномочия, которыми она наделена. Обычно в задачи такой комиссии входит следующее.

      18. Выявление имущества, которому нанесен или мог быть нанесен ущерб.
      19. Обследование мест происшествия (при необходимости).
      20. Установление лиц, непосредственно виновных в совершении деяния.
      21. В компетенцию комиссии входит право требования объяснений от всех работников, подозреваемых в проступке.

        Порядок проведения служебного расследования в трудовом законодательстве прямо не определен, поэтому в каждой организации его нужно регламентировать правилами внутреннего распорядка и внутренними нормативными актами (приказами, инструкциями, положениями). То есть комиссия может получить право опрашивать сотрудников и изучать любые документы учета, если так решит руководство предприятия.

      22. аудиторы;
      23. оценщики;
      24. медицинские работники;
      25. Шаг 4. Получение объяснений работника

        До окончания служебного расследования и издания приказа о применении дисциплинарного взыскания к виновным лицам у работников обязательно нужно запросить пояснение. Это предусмотрено нормами ст. 193 ТК РФ и подтверждено позицией Верховного суда РФ (п. 47 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2). Форма такого объяснения может быть произвольной, так как не регламентирована трудовым законодательством. Запросить объяснительную лучше письменно. Это особенно необходимо, если ситуация имеет конфликтный характер и шансы получить объяснение невелики. Требование необходимо вручить работнику под подпись. При его отказе от подписи составляется соответствующий акт. Однако если работник откажется от дачи пояснений на основании статьи 51 Конституции РФ , которая гласит, что человек не обязан свидетельствовать в отношении себя или своих близких, прямо в тексте объяснительной, такой акт можно не составлять.

        Шаг 5. Заседание комиссии, рассмотрение обстоятельств

        После того как комиссия соберет и обобщит всю информацию, она должна провести заседание. На нем уполномоченные лица сообщат:

      26. причины проступка;
      27. виновные действия, совершенные работником;
      28. вид и сумма причиненного ущерба;
      29. предложения по недопущению подобных ситуаций в дальнейшем.
      30. Акт должны подписать все члены комиссии. Если кто-то из членов комиссии имеет особое мнение о случившемся, он не может отказаться от подписания акта. Однако он имеет право составить отдельный документ с изложением своей позиции и приложить его к материалам.

        Сроки проведения служебного расследования по Трудовому кодексу ( статья 193 ТК РФ ) не должен превышать 1 месяц с обнаружения события, которое послужило его причиной. Обычно срок прописывается в самом приказе. Следует учесть, что существует срок давности привлечения работника к ответственности, в который не входит:

    По совокупности привлечь виновного к дисциплинарной ответственности можно не позднее чем через шесть месяцев (а по делам, связанным с коррупционными проявлениями, — три года). По истечении этого срока привлечь к ответственности уже не получится. По результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки такой срок составляет не более двух лет со дня совершения или обнаружения проступка. В эти сроки не входит период производства по уголовному делу (если оно было открыто).

    Служебное расследование работодатели должны проводить в случае нарушения трудовой дисциплины и других происшествий. Например, при обнаружении недостачи или утечки информации, составляющей коммерческую тайну. Такое мероприятие необходимо для выявления виновных лиц и применения к ним мер дисциплинарного взыскания, а также удержания с них причиненных фирме убытков. Скорее всего, специальной комиссии придется расследовать факты уклонения работников от медицинского освидетельствования, сдачи экзаменов по охране труда, технике безопасности и правилам эксплуатации, а также отказа от заключения договора о полной материальной ответственности сотрудника, если это предусмотрено его основной трудовой функцией.

  • нанесение серьезного материального ущерба;
  • Унифицированного документа, который необходимо составить при обнаружении факта, дающего основание для проведения служебного расследования, нет. На практике обычно такой факт фиксируется служебной запиской лица, которое его обнаружило. Этот документ составляется от имени работника в адрес его непосредственного начальника или руководителя организации. В такой записке нужно указать:

  • обстоятельства, при которых было совершено или выявлено нарушение;
  • Целесообразность всех необходимых в рамках мероприятия мер, а также степень вины лица, поступки которого стали предметом разбирательства, определяет специально созданная комиссия.

    Комиссия формируется приказом по предприятию из компетентных и не заинтересованных в исходе разбирательства сотрудников. Если в организации есть специальные службы, например безопасности или внутреннего аудита, то их представители составят большинство такой комиссии. В их отсутствие такие функции на себя берет кадровая служба.

  • Определение стоимости нанесенного (или возможного) ущерба по расследуемому факту.
  • Определение причин и условий, способствующих совершению проступка.
  • Сбор и хранение документальных материалов расследования.
  • Комиссия может быть создана даже в том случае, если предприятию пока не нанесено прямого ущерба, но действия работника могли привести к подобным последствиям. Комиссия может быть постоянно действующей и возобновляющей свою работу в случае необходимости.

    Шаг 3. Сбор информации и доказательств

  • юристы;
  • другие специалисты.
  • Кроме того, в рамках расследования можно направлять запросы в государственные органы и сторонние организации. Они обязаны предоставить необходимую информацию, если она не является тайной. Все собранные материалы должны быть приобщены к делу в качестве доказательств так же, как и акты, справки и докладные записки, которые составляют члены комиссии в ходе расследования. Ведь любой образец служебного расследования в отношении работника, особенно если дело касается недостачи, может рассматриваться как вопрос передачи данных по расследованию в правоохранительные органы.

    • имело ли место нарушение (причинение ущерба) и в чем оно заключалось;
    • последствия нарушения и сумму причиненного ущерба;
    • возможная мера наказания для виновного лица;
    • Если для того, чтобы установить объем и сумму нанесенного материального ущерба, была проведена инвентаризация, ее опись следует приложить к документам служебного расследования. Документы сторонних учреждений и организаций, имеющие отношение к делу (судебные решения, акты проверки протоколы и т. п.), также можно приложить к акту и сослаться на них в тексте.

    • время пребывания работника в отпуске;
    • время, необходимое на учет мнения профсоюза или иного представительного органа работников.
    • Приказ о проведении служебного расследования в организации

      Документальное оформление тех или иных событий, происходящих на предприятии, является неотъемлемой частью его повседневной работы. В особенности, если от них зависит вопрос применения дисциплинарных взысканий. В данной статье будет разобран такой элемент делопроизводства, как приказ о служебном расследовании.

      Служебное расследование – понятие, причины, цели

      Согласно законодательству, человек не может быть привлечён к дисциплинарной ответственности без наличия на то веских оснований. Применению взыскания должна предшествовать проверка деятельности штатной единицы, вызвавшей негативный резонанс внутри предприятия.

      Служебное расследование представляет собой процесс доказательства вины лица либо же её опровержения. Именно в рамках данной проверки устанавливается истина и принимается решение о наказании одного или даже нескольких работников.

      Конечно же, такие действия могут проводить исключительно компетентные подразделения организации или назначенные руководителем ответственные лица. Управленец, заинтересованный в скорейшем решении возникшей проблемы, наделяет такими полномочиями, как правило, службу безопасности, либо созывает комиссию.

      Так, при выявлении нарушения дисциплины на фирме создаётся приказ о служебном расследовании и формируется специальная комиссия, которая проведёт проверку. По итогам её работы составляется заключение, на основании которого руководителем принимается решение.

      Разумеется, далеко не каждый проступок заслуживает применения таких кардинальных мер. Предпосылкой к проведению служебного расследования должно являться грубое отступление работником от общепринятых правил организации, установленных локальными правовыми актами.

      Конечной целью проверки является наказание конкретного лица за его проступок. Как правило, по завершению служебного расследования собранные и проанализированные материалы предаются огласке штату сотрудников, что служит укрепляющим дисциплину фактором, ведь никто из подчиненных не захочет иметь таких проблем за аналогичный проступок.

      Оформление приказа о служебном расследовании

      Как уже было сказано ранее, итоги проверки непосредственно влияют на применение дисциплинарных взысканий.

      В случае подачи иска под пристальное внимание попадут именно материалы служебного расследования. Во избежание проблем, управленцу нужно грамотно и юридически корректно отразить совершенные в ходе него действия.

      Для старта процедуры проверки необходима воля руководства предприятия, выраженная в приказе о проведении служебного расследования. Образец составления такого документа должен находиться в перечне стандартных форм документации, закрепленных в локальных правовых актах организации.

      Следует учесть, что основанием для проведения проверки может являться не только докладная записка или результаты проведённой инвентаризации. Крупные предприятия могут активно работать с простыми гражданами и оказывать им услуги. Недовольные качеством обслуживания люди могут писать жалобы на предприятие, что также становится основанием для проведения служебного расследования.

      Некачественно проведённое расследование и нарушение сроков рассмотрения жалобы могут вылиться в проверку контролирующими органами. Поэтому предприятию следует находиться в постоянном контакте с заявителем и вовремя сообщить ему об итогах проверки.

      Образец приказа о служебном расследовании

      Приказ о служебном расследовании относится к той категории документов, которая не имеет законодательно установленной формы.

      Исполнителю в процессе его составления следует отразить основные элементы, присущие официальной бумаге, в частности:

    • Реквизиты предприятия, идентификационный номер и адрес.
    • Дату составления и номер регистрации.
    • Наименование документа и преамбулу.
    • Во вводной части документа следует отразить основания проведения служебного расследования. При этом нужно сослаться на документ, содержащий факты нарушения. Это может быть, к примеру, докладная записка начальника подразделения о грубом нарушении работником требований должностной инструкции.

      В резолютивной части непосредственно содержится текст о необходимости провести соответствующую проверку. Обычно следующим пунктом значится назначение комиссии, в чьи полномочия войдёт проведение расследования. Здесь же указываются сроки, в которые необходимо уложиться при проведении проверки. Обычно она проводится в течение месяца, однако, по мотивированному решению председателя комиссии, может пролонгироваться.

      Исходя из вышеуказанных рекомендаций, текст документа будет иметь следующую форму:

      Общество с ограниченной ответственностью «Нейтрон»

      ИНН №987654321, г. Петрозаводск, ул. Северная 32

      05.07.2017 г. г. Петрозаводск

      «О проведении служебного расследования»

      С целью объективной и всесторонней проверки жалобы гр. Ивановой Инны Ивановны (вх.№45-И от 05.07.2017 г.) по факту возможных неправомерных действий со стороны работников торгового отдела ООО «Нейтрон»,

    • Создать комиссию по проведению служебного расследования по фактам, изложенных в жалобе Ивановой И.И. в составе: