Служебная записка на доступ к 1с. Служебная записка в 1с 8.2

Служебная записка на доступ к 1с

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.
  • Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

    Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

    После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

    Инструкция по написанию служебной записки

    Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

    1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
    2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
    3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
    4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

  • В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.
  • Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

    Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.
  • Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

    В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

    Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

    Образец служебной записки

    Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

    Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

    Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

    Как написать служебную записку

    Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

    Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

    Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

    В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

    Смотрите еще:  Детские пособия в Астрахани и Астраханской области. Льготы многодетных семей астрахань

    Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

    Образец служебной записки

    ОБЩИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела безопасности

    О выходе на работу в выходной день

    В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

    Начальник отдела Т.Ф. Хлопушко

    Служебная записка – пример ответа на запрос

    ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ Начальнику отдела информационных технологий

    На № 02-18/[email protected] от 16.11.2014

    О представлении списка работников
    для участия в семинаре

    Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

    1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

    2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

    3. Струйка К.Н. – старший специалист

    Начальник отдела В.Н. Загодайкин

    Еще пример оформления служебной записки

    ОТДЕЛ ПРОДАЖ Начальнику отдела информатизации

    О проверке работоспособности ПК

    С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

    Начальник отдела А.Н. Попугай

    Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

    *** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

    Рекомендуем использовать типовую методику, если вы не знаете, с чего начать постановку документооборота на вашем предприятии. Используя типовые данные, вы сможете:

  • создавать документы по 62 шаблонам, соответствующим требованиям ГОСТов;
  • не думать о том, кому отправить документ, потому что в программе уже есть 33 автоматизированных маршрута движения документов;
  • хранить файлы и документы в готовой структуре папок с разграниченным доступом;
  • вести номенклатуру дел;
  • пользоваться готовыми бизнес-инструкциями и многое другое.
  • Отличия от версии для ПРОФ

  • отражена закупочная деятельность;
  • в состав загружаемых данных включены настройки и данные по проектному учету, подготовке, проведению и анализу мероприятий и ведению обсуждений на форуме.
  • Установка типовой методики документооборота

    Рис. 1. Команда «Установить типовую методику документооборота»

    Далее программа предложит установить дополнительные настройки. Для этого укажите характеристики вашего предприятия.

    Если предприятие состоит из нескольких юридических лиц, работает с обращениями граждан и ведет проектный учет, установите флажки напротив соответствующих строк и нажмите Начать установку.

    Дополнительные настройки позволят:

  • вести учет по нескольким организациям (присваивать им разные реквизиты и нумераторы, подписывать документы от нескольких юридических лиц);
  • Теперь нужно адаптировать загруженные данные под ваше предприятие.

    Для этого программа направила администратору, делопроизводителю и ответственному за НСИ задачи с подробным описанием действий, которые нужно выполнить. Например, Зарегистрировать пользователей, Проверить расписание регламентных заданий, Проверить структуру предприятия и другие.

    Открыть задачи можно из списка загруженных данных или окна Мои задачи.

    1. Организована совместная работа сотрудников с информацией.

    2. Есть система регистрации (учета) входящих, исходящих и внутренних документов.

    4. Обеспечен поиск документов.

    5. Для хранения данных организована структура папок с настроенными правами доступа.

    6. Ведется номенклатура дел.

    7. Между сотрудниками распределены зоны ответственности в рамках подготовки, прохождения и хранения документов (роли исполнителей).

    9. Есть учет трудозатрат сотрудников в разрезе вопросов деятельности и видов работ.

    В типовой методике документооборота для версии КОРП предусмотрены данные для автоматизации следующих видов деятельности:

  • закупочная деятельность,
  • обработка служебных записок.
  • Предложена методика работы с типовыми формами договоров: заведен внутренний документ «Заявка на создание типовой формы договора» и настроен процесс обработки этого документа.

    Настроены процессы обработки служебных записок всеми ключевыми руководителями с обработкой их распоряжений по итогам рассмотрения служебных записок.

    В информационную базу загружены:

    Такой подход позволяет в дальнейшем детализировать крупные структуры. Например, разбивать департаменты на управления и отделы.

    Должности и группы пользователей определяются структурой предприятия.

    • виды документов,
    • типы связей,
    • Рис. 8. Типовая структура папок внутренних документов

    • шаблоны файлов,
    • правила автозаполнения шаблонов файлов,
    • папки файлов с настроенными правами доступа.
    • Настроены шаблоны файлов, которые используются всеми предприятиями независимо от направления их деятельности. Например, приказ, распоряжение, заявка на разработку типовой формы договора, допсоглашение, заявление на отпуск, служебная записка, бланк письма и др.

      Для данных шаблонов предусмотрены правила автозаполнения, по которым в файл будут автоматически добавлены реквизиты выбранного документа.

    • шаблоны комплексных процессов,
    • условия маршрутизации,
    • роли исполнителей.
    • К каждому виду документа создан шаблон комплексного процесса, в который заложен маршрут движения этого документа.

      Порядок обработки документов соответствует нормативно-методическим документам, которые регулируют сферу делопроизводства в нашей стране. Основываясь на данных документах, для каждого шаблона процессов настроены индивидуальные правила автозапуска.

      Например, процесс обработки распоряжения главного бухгалтера автоматически запускается при создании сотрудником с ролью Главный бухгалтер документа вида Распоряжение.

      Создан типовой вид проекта и установлены рекомендованные настройки для ведения проектного учета.

      Предложена номенклатура структурного типа, основу которой составляют наименования подразделений.

      Рис. 10. Загруженная номенклатура дел

      Наименования дел и сроки хранения соответствуют «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

      Каждый вид документа привязан к определенному виду деятельности предприятия. В процессе работы предприятия вопросы деятельности позволят получить отчеты с актуальными количественными данными.

      Рис. 11. Типовой справочник «Вопросы деятельности»

    • графики работ,
    • виды мероприятий,
    • папки мероприятий: общие мероприятия, по структуре организации.
    • В качестве типовых выбраны виды мероприятий, которые применяются всеми предприятиями независимо от направления деятельности: внутреннее совещание, протокольное совещание, внешняя встреча и т. п. Мероприятия организованы в структуру папок, основанную на типовой организационной структуре предприятия.

      Для форума созданы типовые разделы для новостей, общекорпоративных обсуждений, предметных разговоров и внутренних обсуждений для каждого структурного подразделения предприятия.

      Программа устанавливает общие настройки уведомлений по задачам, процессам, документам и контролю сроков выполнения работ.

      Настроены следующие уведомления:

    • поступление перенаправленной задачи,
    • отмена выполнения задач,
    • контроль просроченных задач (ежедневно),
    • приближение сроков выполнения задач (за три дня),
    • окончание сроков действия документов,
    • остановка и прерывание процессов,
    • Инструкции для сотрудников

      Проекты локальных нормативных актов по организации электронного документооборота

      Рекомендованные к использованию проекты внутренних нормативных актов установят правовое поле для работы в системе электронного документооборота. Приказы необходимо принять перед вводом «1С:Документооборота 8» в эксплуатацию:

    • приказ «О внедрении в промышленную эксплуатацию системы управления документами «1С:Документооборот 8?»,
    • приказ «Об утверждении и введении в действие Положения о делопроизводстве». Документ предназначен для введения в действие нового «Положения о делопроизводстве» вашего предприятия. Положение дано в приложении к приказу и содержит:
      • пошаговое описание всех этапов подготовки и прохождения документов,
      • рекомендованный состав документов организации,
      • правила текущего и архивного хранения,
      • проверить введенные организации,
      • проверить группы пользователей,
      • настроить тома хранения файлов,
      • проверить шаблоны файлов,
      • проверить папки внутренних документов и настройки доступа к ним,
      • настроить системную учетную запись почты,
      • выполнить публикацию веб-сервисов,
      • проверить виды работ,
      • проверить шаблоны процессов,
      • проверить разделы форума,
      • проверить инструкции для пользователей,
      • проверить виды документов,
      • проверить справочник дела/тома,
      • проверить графики работ и производственный календарь,
      • проверить виды мероприятий.
      • Делопроизводителю:
        • запустить процесс подготовки приказа «Об утверждении и введении в действие Положения о делопроизводстве».
        • В тексте задач описана последовательность работ по ее выполнению и отмечены моменты, на которые следует обратить внимание.

          Служебная записка – это форма официальной внутренней переписки. Служебная записка может содержать изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения или просьбы автора. На основании этой информации адресат служебной записки принимает управленческие решения.

          В программе служебная записка создается на основе соответствующего шаблона внутреннего документа и далее проходит следующие этапы:

        • регистрация секретарем,
        • рассмотрение и вынесение резолюции адресатом,
        • исполнение резолюции.
        • Теперь адресата служебной записки можно:

        • добавить в процесс рассмотрения с помощью автоподстановки,
        • использовать при автозаполнении шаблона файла служебной записки,
        • вывести в печатную карточку внутреннего документа,
        • найти через поиск документов и файлов.
        • Для указания адресата на этапе создания служебной записки в карточку документа добавлено новое поле Адресат.

          Данную настройку можно применить и для других видов документов, где нужно указать адресата. Например, для вида внутреннего документа Заявление.

          Рис. 16. Автоподстановка «Адресат документа» в шаблоне рассмотрения

          Напомним, для отображения этого поля в карточке вида документа должна быть установлена настройка Вести учет по адресатам.

          Адресат при автозаполнении файлов

          Рис. 17. Настройка автозаполнения файла

          Отказ от настраиваемых областей делегирования

        • все области делегирования прав, созданные пользователями, будут помечены на удаление;
        • добавить новые области делегирования прав можно будет только с помощью доработки конфигурации.
        • Рис. 18. Типовые области делегирования прав

          Теперь настройка синхронизации выполняется один раз, не требует использования внешних правил обмена и позволяет настроить автоматический обмен данными по расписанию.

        • позволяет провести первоначальное наполнение информационной базы выбранной конфигурации;
        • отслеживает изменения НСИ обеих конфигураций в автоматическом режиме;
        • позволяет пополнять базу «1С:Документооборота 8» данными, заведенными в «1С:Управлении производственным предприятием 8», и наоборот;
        • Настройка синхронизации

          В новой версии программы настройка синхронизации выполняется один раз, далее для обмена данными достаточно будет нажать кнопку Синхронизировать (Настройка и администрирование – Синхронизация).

          Рис. 19. Запуск настроенной синхронизации данных

          Общий порядок настройки синхронизации выглядит следующим образом:

          3. После выбора конфигурации для обмена, следуя подсказкам помощника, создайте новый обмен, выберите место расположения базы-преемника, тип подключения и начните синхронизацию.

          Особое внимание следует уделить разделу «Контроль актуальности правил обмена».

          Состав синхронизируемых данных

        • Группы доступа корреспондентов – Группы доступа контрагентов. Синхронизируются по наименованию;
        • Группы пользователей – Группы пользователей. Синхронизируются по наименованию;
        • Валюты – Валюты. Синхронизируются по наименованию;
        • Виды контактной информации – Виды контактной информации. Синхронизируются по наименованию;
        • 2. Регистры сведений:

        • Документы физических лиц – Паспортные данные физлиц;
        • Курсы валют – Курсы валют.
        • Типовая синхронизация подразумевает только обмен НСИ. Обмен документами не предусмотрен. Но в комплект поставки включен демонстрационный набор правил, предназначенных для выгрузки внутренних документов «1С:Документооборота 8» в договоры контрагентов «1С:Управления производственным предприятием 8». Правила можно использовать как пример доработки типовой синхронизации под нужды предприятия в части обмена.

          1. Оптимизирован алгоритм заполнения регистра сведений СоставСубьектовПравДоступа. Благодаря этому ускорен перерасчет прав при изменении структуры подчиненности сотрудников. Например, при переводе пользователя в другое подразделение, изменении руководителя или родительской папки.

          Первичная подготовка к поиску писем по тексту

          Версии: КОРП, ДГУ.

          Без этой обработки поиск по тексту будет искать только те письма, которые появились в базе после обновления конфигурации.

          Исправление отображения документов без активных задач

          Без этой обработки будут корректно отображаться только те процессы, которые были остановлены или прерваны после обновления конфигурации.

          После обновления с версии 1.3.1 и выше

          После обновления программы необходимо запустить обработку НаполнениеСправочникаВетокПереписки. Это обеспечит быстрый контроль писем.

          1С:Документооборот.
          Новое в версии 1.4.6

          Этот документ является дополнением к документации по конфигурациям «Документооборот КОРП», «Документооборот ПРОФ», «Документооборот государственного учреждения» и содержит только описание отличий версии 1.4.6 от версии 1.4.5.

          Типовая методика документооборота для версии КОРП

          В новой версии программы Типовая методика постановки документооборота стала доступна и для версии КОРП.

          По данным партнеров фирмы «1С», в среднем срок настройки и наполнения информационной базы при внедрении занимает 100 часов работы квалифицированного специалиста. Благодаря Типовой методике документооборота вы можете самостоятельно организовать документооборот предприятия с нуля и тут же приступить к работе.

          Типовая методика позволит заполнить новую информационную базу данными в один клик. Останется лишь проверить их и внести в базу информацию о сотрудниках предприятия.

        • использовать готовые роли и группы пользователей с настроенными правами доступа;
        • Типовая методика постановки документооборота версии КОРП предназначена для использования на предприятиях со сложной организационной структурой и сложным документооборотом. Для этого в типовой методике доработаны следующие моменты:

        • под сложную организационную структуру предприятия оптимизированы: договорная деятельность, работа с распорядительными документами, обработка служебных записок и организационно-распорядительных документов (далее – ОРД);
        • увеличено количество видов документов, шаблонов процессов обработки этих документов и инструкций для сотрудников;
        • Чтобы начать установку, выполните команду Установить типовую методику документооборота на панели действий рабочего стола или раздела Настройка и администрирование.

          Обратите внимание, что методика предназначена для установки в пустую базу. При установке в заполненную базу уже имеющиеся данные будут дополнены новыми.

          В окне приветствия ознакомьтесь с описанием возможностей, которые появятся после установки. Чтобы перейти на следующий шаг, нажмите Продолжить.

          Рис. 2. Установка типовой методики документооборота

          Рис. 3. Окно подбора дополнительных настроек

        • работать с обращениями граждан (регистрировать, контролировать, выводить в отчеты и многое другое);
        • вести проектный учет в масштабах предприятия: обмениваться проектными задачами и контролировать их исполнение, вести учет трудозатрат и рассчитывать план проекта, управлять доступом к проектной документации и получать аналитическую отчетность.
        • После завершения установки типовой методики документооборота вы увидите список загруженных данных.

          Рис. 4. Отчет о загруженных данных

          Рис. 5. Задачи для настройки программы

          После выполнения задач система управления документами вашего предприятия построена. Степень ее готовности можно оценить по следующим критериям:

          3. Есть контроль исполнения.

          8. Есть схемы движения документов: с момента их создания или поступления на предприятие до исполнения, отправки и передачи документа в дело.

          Краткое описание загруженных данных

        • работа с договорами,
        • обработка ОРД,
        • Для закупочной деятельности выделено подразделение «Департамент по организации закупок», создан внутренний документ «Заявка на закупку» и настроен процесс «Обработка заявки на закупку».

        • структура предприятия,
        • должности,
        • группы пользователей.
        • Оргструктура предполагает укрупненное деление по департаментам и состоит из стандартных подразделений по направлениям деятельности, которые есть на каждом предприятии. Например, Бухгалтерия, Договорно-правовой отдел, Юридическая служба, Департамент по организации закупок.

          Рис. 6. Организационная структура предприятия

          Рис. 7. Справочник «Структура предприятия» в «1С:Документооброте 8»

        • шаблоны документов,
        • структура папок внутренних документов с настроенными правами доступа,
        • предопределенные нумераторы документов,
        • индексы вида документов,
        • способы доставки корреспонденции.

        В качестве типовых выбраны виды документов, которые применяются всеми предприятиями независимо от направления деятельности. Например, приказ по основной деятельности, распоряжение директора по персоналу, должностная инструкция, протокол совета директоров и т. д.

        Между типовыми документами уже установлены связи. Приложенные шаблоны этих документов оформлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

        Внутренние документы организованы в структуру папок, построенную по видам документов. Папки закреплены за подразделениями предприятия согласно организационной структуре, права распределены по зонам ответственности служб.

        Однако структура содержит еще и папку Совет директоров, где хранятся протоколы заседаний и принятые решения. Папка доступна только членам совета директоров.

      • права доступа к шаблонам файлов,
      • Для удобного хранения массива файлов загружена структура папок, где для каждого подразделения назначена отдельная папка. Права папок разграничены согласно предложенной типовой организационной структуре предприятия.

        Процессы и задачи

      • правила автозапуска процессов,
      • Настроенные роли исполнителей определяются заведенными в программе должностями и используются в качестве адресации в предложенных шаблонах процессов.

        Рис. 9. Список типовых шаблонов процессов

      • виды работ,
      • рабочий календарь.
      • Предложен перечень типовых работ, которые требуются для учета рабочего времени сотрудников. Создан график работ с указанием производственного календаря, установленного в «1С:Документообороте 8» по умолчанию.

        При этом уже заполнены правила поведения на форуме и полезные советы для сотрудников.

        Рис. 12. Типовые разделы форума

      • поступление новой задачи,
      • приближение окончания срока действия документов (за 10 дней),
      • появление ответа на форуме,
      • уведомления программы.
      • Готовые инструкции привязаны к каждому объекту, загруженному типовой методикой документооборота.

        Если вы используете инструкции, загруженные с помощью типовой методики документооборота, не следует загружать типовые инструкции из комплекта поставки. Это может привести к потере некоторых инструкций методики.

      • приказ «О работе в системе управления документами «1С:Документооборот 8?»,
      • маршруты движения документов в «1С:Документообороте 8»,
      • действия конкретных исполнителей в «1С:Документообороте 8».
      • После загрузки всех вышеперечисленных данных программа направит Администратору, Делопроизводителю и Ответственному за НСИ следующие задачи:

      • Администратору:
        • зарегистрировать пользователей,
        • проверить структуру предприятия,
        • проверить папки файлов и настройки доступа к ним,
        • установить на сервере ПО для работы с файлами,
        • заполнить адреса уведомлений пользователей,
        • проверить расписание регламентных заданий уведомлений,
        • проверить роли исполнителей,
        • проверить номенклатуру дел,
        • проверить вопросы деятельности,
        • заполнить исполнителей в шаблонах процессов,
        • проверить папки мероприятий.
        • Ответственному за НСИ:
          • ознакомиться с документом «Как работать с методическими материалами»,
          • проверить справочник «Должности»,
          • запустить процессы подготовки документации об использовании программы «1С:Документооборот 8» на предприятии,
          • Рис. 13. Текст задачи по типовой методике документооборота

            Обработка служебной записки

            В новой версии программы оптимизирован процесс обработки служебной записки.

          • согласование с непосредственным руководителем автора,
          • Раньше на этапах создания и рассмотрения документа возникали сложности в части назначения адресата служебной записки.

          • указать прямо в документе,
          • Рассмотрим реализованные доработки немного подробнее.

            Адресат в карточке документа

            Рис. 14. Поле «Адресат» в карточке внутреннего документа

            Поле Адресат отображается, если в карточке вида документа Служебная записка установлена настройка Вести учет по адресатам.

            Рис. 15. Настройка вида документа «Вести учет по адресатам»

            Для оптимизации этапа рассмотрения служебной записки создана автоподстановка Адресат документа. С ее помощью адресат, указанный в документе, подставляется в процесс, созданный на его основе.

            Например, если использовать автоподстановку в шаблоне процесса Рассмотрение служебной записки, то в качестве исполнителя процесса, созданного по этому шаблону, подставится сотрудник из поля Адресат карточки служебной записки.

            Автоподстановку Адресат документа можно также использовать в любом шаблоне процесса, если предметом процесса выбран входящий или внутренний документ с заполненным полем Адресат.

            Для автозаполнения шаблонов файлов реквизитом Адресат теперь не нужно добавлять дополнительный реквизит.

            Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

            Для оптимизации работы прав доступа было принято решение отказаться от настраиваемых областей делегирования прав. Это позволило увеличить быстродействие запросов к базе данных, а значит, сократить время выполнения таких операций, как открытие списков, обновление рабочего стола и т. п.

            В связи с отказом после обновления на новую версию программы:

          • все типовые области делегирования прав станут предопределенными, их редактирование невозможно;
          • изменения, внесенные в типовые области делегирования, будут удалены;
          • Синхронизация данных с «1С:Управлением производственным предприятием 8»

            В новой версии программы появилась возможность настроить автоматическую синхронизацию данных между «1С:Документооборотом 8» и «1С:Управлением производственным предприятием 8».

            Синхронизация необходима, если вы совместно используете данные конфигурации и хотите избежать дублирования нормативно-справочной информации (далее НСИ), ошибок и трудозатрат, связанных с ее изменением.

            Синхронизация данных работает следующим образом:

          • позволяет настроить синхронизацию как на стороне «1С:Документооборота 8», так и на стороне «1С:Управления производственным предприятием 8».
          • Синхронизация поддерживается только между «1С:Управлением производственным предприятием 8» версии 1.3.58 и выше и «1С:Документооборотом 8 КОРП», «1С:Документооборотом государственного учреждения 8» версии 1.4.6.2 и выше.

            1. Включите возможность обмена данными с помощью флажка Использовать синхронизацию данных в настройках программы.

            2. Запустите настройку обмена по ссылке Синхронизация данных на панели навигации раздела Настройка и администрирование.

            Подробная инструкция по настройке обмена описана в файле Совместное использование.htm в составе дистрибутива.

            Состав синхронизируемых данных между «1С:Документообротом 8» и «1С:Управлением производственным предприятием 8» выглядит следующим образом:

          • Организации – Организации. Синхронизируются по наименованию, ИНН и КПП;
          • Структура предприятия – Подразделения. Синхронизируются по наименованию;
          • Корреспонденты – Контрагенты. Синхронизируются по наименованию, ИНН и КПП;
          • Банковские счета – Банковские счета. Синхронизируются по владельцу;
          • Контактные лица – Контактные лица контрагентов. Синхронизируются по наименованию и владельцу;
          • Физические лица – Физические лица. Синхронизируются по наименованию и дате рождения;
          • Группы доступа физических лиц – Группы доступа физических лиц. Синхронизируются по наименованию;
          • Пользователи – Пользователи. Синхронизируются по наименованию;
          • Классификатор банков РФ – Банки. Синхронизируются по БИК;
          • Виды документов физических лиц – Виды контактной информации. Синхронизируются по наименованию.
          • 2. Исправлено более 20 ошибок. Список ошибок можно посмотреть на сайте поддержки пользователей:

            Порядок обновления с предыдущих версий

            После обновления с версии 1.2.8 и более ранних

            Чтобы поиск по тексту писем выполнялся по всем письмам в информационной базе, нужно запустить обработку ЗаполнитьПланОбменаПоискаПисемПоТексту.epf.

            Чтобы для остановленных или прерванных процессов не появлялся признак неисполненных задач по документам , нужно запустить обработку ИсправлениеЗаписейОНаличииНеисполненныхЗадачУПредметов.epf.

            Обработку нужно запустить один раз, после обновления на 1.4.6.

            Рекомендуем запускать обработку в момент, когда ваша база нагружена менее всего, так как выполнение обработки может занять некоторое время.

            После обновления с версий 1.4.1–1.4.5 действий, описанных в данном разделе, предпринимать не нужно.

            Смотрите еще:  Льготы и субсидии пенсионерам по оплате коммунальных услуг. Какая субсидия положена пенсионеру