Порядок введения новой должности в штатное расписание. Служебная записка о скидке

Порядок введения новой должности в штатное расписание

Один из основных кадровых документов организации – штатное расписание. Здесь закрепляется структура предприятия, перечень его должностей, размер окладов и численность сотрудников. Когда возникает необходимость в новых работниках, выполняется введение новой должности в штатное расписание.

Рассмотрим порядок добавления новой должности в штатное расписание и образцы необходимых документов.

Причины для введения новой должности в штатное расписание

Штатное расписание – это нормативный документ работодателя, в котором утверждается перечень необходимых для эффективной деятельности должностей. Список сотрудников приводится по видам специальностей, с указанием численности и окладов. Этот документ требуется составлять в любых организациях, поскольку на его основании определяются трудовые функции работника (стат. 57 ТК РФ).

Трудовой Кодекс РФ напрямую не обязывает работодателей заполнять расписание. Однако без этого локального акта затруднительно определить, какие именно специалисты требуются для эффективной деятельности предприятия, и сколько средств необходимо направить на расчеты с сотрудниками. Когда осуществляется введение новой должности в штатное расписание, обоснованием увеличения численности персонала являются следующие причины:

  • Развитие новых направлений хоздеятельности организации.
  • Модернизация процессов производства и/или технологических.
  • Увеличение объема производимых работ или исполняемых услуг.
  • Реорганизация предприятия, создание обособленных подразделений.
  • Мероприятия по повышению эффективности работы компании или ее подразделений.
  • Разгрузка текущей должности при совмещении функций у одного работника.
  • Прочие причины.
  • Обозначенный список считается открытым. У организации могут возникнуть и другие причины внутреннего или внешнего характера для создания новой вакантной должности. Каково бы не было обоснование, перед приемом специалиста на работу нужно отразить потребность в нем в штатном расписании работодателя.

    Смотрите важные материалы на тему:

    Порядок действий по введению новой должности в штатное расписание

    Процедура подразумевает выполнение нескольких этапов. Действия по включению в расписание новой должности включают оформление кадровых документов и организационные моменты:

    1. Определение потребности организации в новой должностной единице – с целью подтверждения потребностей на этом этапе следует провести анализ имеющихся у работодателя вакансий. Для этого выполняется сбор статистических данных о видах работ, функциях работника, требованиях к опыту и квалификации. Расчет производится согласно принятым в организации нормам выработки для конкретной должности. Если таких норм нет, можно применять общепринятые стандарты Минтруда.
    2. К примеру, в учреждении принято решение о приеме в штат секретаря. В настоящее время функции такого сотрудника распределены между несколькими специалистами. В соответствии с Постановлением Минтруда № 23 от 26.03.02 г. рассмотрены нормы рабочего времени на работу с документацией. Согласно выкладкам подсчитано, что ежемесячно требуется около 140 час. для подобных обязанностей. По расчетам решено принять секретаря на 2/3 ставки, чего должно хватить для покрытия потребностей предприятия.

      1. Разработка ДИ (должностная инструкция) на вводимую должность – проект составляется с учетом функционала специалиста.
      2. Разработка служебной записки – этот документ должен заполнять руководитель того отдела, в котором возникла потребность в должности. По факту, именно эта записка является документальным обоснованием приема нового работника. В качестве приложения к записке рассматривается должностная инструкция.
      3. Издание распоряжения (приказа) руководителя организации – здесь указывается конкретный отдел организации (или ее подразделения), в котором создается новая должность. Отдельно приводятся точное наименование должности и оклад. Допускается отклонение между датой утверждения приказа и датой образования вакансии.
      4. Приказ о внесении корректировок в штатное расписание

        Такой приказ (распоряжение) не имеет унифицированной формы. А значит, каждая организация вправе самостоятельно разработать бланк. Документ может составляться кадровиками предприятия, его юристами или секретарем. В приказе следует привести следующие обязательные сведения:

      5. Точное наименование организации (согласно учредительным документам).
      6. №, дата и место составления распоряжения.
      7. Название документа – к примеру, «Приказ о введении (или включении) новой должности в штатное расписание».
      8. Основание для расширения штата организации – к примеру, служебная записка начальника отдела, результаты статистических исследований и т.д.
      9. Подразделение организации, в котором вводится новая должность. В бюджетных структурах наименование должно совпадать с перечнем профессий в профстандартах.
      10. Число новых единиц штата, размеры окладов, доплат и других видов вознаграждений.
      11. ФИО и должность работника учреждения, который является ответственным лицом за исполнение распоряжения.
      12. Дата, с которой изменения вступают в действие.
      13. Виза руководителя организации или уполномоченного им работника. Согласующую подпись зачастую проставляет главбух или начальник ОК (отдел кадров).
      14. Доводить содержание приказа до персонала работодатель не обязан.

        Смотрите другие образцы приказа о внесении изменений в штатное расписание в Системе Госфинансы:

        Блог для предпринимателей и ревизоров

        Контроль в отделе продаж

        Менеджеры, занимающиеся продажами на любом производстве или в сегменте B2B — это элита предприятия. Люди, в чьи обязанности входит приносить прибыль компании. Их зарплаты зависят от ряда количественных показателей, на которые они в состоянии повлиять. Во всяком случае, на это надеется руководство любого торгующего предприятия. Однако, контроль в отделе продаж без формализации процессов назначения цены продажи невозможен. Объемы выпуска могут расти бесконечно, а прибыль так и не появится на горизонте. В большинстве случаев, и вовсе завод будет работать в убыток, постоянно занимая деньги у банков.

        Контроль в отделе продаж, анализ скидок на хлебозаводе

        С одной из самых странных ситуаций я столкнулась в 2013 году. Начало внедрения внутреннего контроля в системе продаж на предприятии. Выяснилось, что часть контрагентов, давно сотрудничающих с заводом, покупает хлебо-булочные изделия по ценам 2006 года. Оказалось, что в базе 1С у каждого клиента был привязан индивидуальный прайс-лист. Никто не отвечал за переформирование всех прейскурантов в связи с очередным повышением. Сегментация клиентов рассматривалась только по их расположению в той или иной папке.

        Менеджеры менялись, база розничных покупателей (несетевых магазинов) в 2006-2013 годах еще была довольно большой. И никому в голову не приходило, что у контрагента старый прайс-лист. Договор на следующий год автоматически пролонгировался. Заказчик исправно платил по старым ценам, очередной менеджер получал зарплату за объем. А предприятие теряло выручку.

        Когда эта история выплыла, клиентам было предложено перейти на действующий розничный прайс-лист, но они отказались. Цены на хлеб за прошедшие 8 лет выросли в два раза, или на 103%, с 17,29 руб./кг до 35,12 руб./кг. Отсутствие контроля со стороны руководства привело к потерям в большом сегменте продаж. Резкий подъем цен также негативно сказалось на выручке, ведь покупатели ушли к конкурентам.

        Отсутствует контроль в отделе продаж — начинаются злоупотребления

        Если ваше предприятие выпускает и торгует товаром повседневного спроса, на него можно найти сбыт. А уж у сотрудников отдела сбыта это входит в их обязанности. Можно завести «потерянного» клиента и отгружать на него товар с неконтролируемым прейскурантом. А за воротами перепродавать ее по более высоким ценам другим покупателям. Это же могут делать и другие сотрудники службы сбыта и доставки.

        На одном из предприятий попытались собрать дебиторскую задолженность. Выяснилось, что уходя, один из менеджеров стер из базы контактные сведения о контрагентах. И это произошло уже давно. И никто не удивился тому, что у закрепленных за ним клиентов нет ни адресов доставки, ни телефонов. Пришлось разыскивать контакты в архивных копиях.

        Выход в такой ситуации один: к справочнику покупателей имеют доступ только 2-3 человека в компании. Они могут заводить контрагента, заполнять реквизиты, привязывать цены, привязывать скан договора в базе 1С. Все же остальные, заметив ошибку, должны в письменном виде проинформировать об этом начальника отдела продаж. На эту тему выпускается регламент для отдела продаж.

        Как скидки снижают прибыль предприятия

        У нас в стране принято торговаться. И самое простое — это уступить покупателю, обещающему увеличить объем поставки, предоставить скидку. Сколько раз я слышала рассуждения менеджеров о себестоимости готовой продукции. Предлагали снижать цены продажи до сырьевой себестоимости, ведь на большом объеме цена доставки резко сокращается.

        У меня к менеджерам встречный вопрос: с каких пор цена продажи связана с себестоимостью? Разве уже отменили понятие справедливой цены, на которую должен ориентироваться менеджер в своих продажах? И почему свою большую маржу вместо развития отдать покупателю?

        Подсчитать ущерб, который наносят менеджеры, можно в Excel. Предположим, менеджер хочет предоставить клиенту скидку 10%. В обмен покупатель обещает увеличить объем на те же 10%.

        Рис.1

        Но задача предприятия — хотя бы сохранить рентабельность на существующем уровне. А это невозможно с 10% скидкой взамен на 10% увеличения продаж. То есть такая сделка предприятию не выгодна.

        Если сделка не в красной зоне, увеличение продаж также нереально. Например, при рентабельности 30%, чтобы оправдать скидку 15%, клиент должен закупать на 186% больше. То есть увеличить свои закупки в 3 раза, что маловероятно. Однако скидки подписаны, покупатель счастлив, менеджер докладывает о росте продаж на 5% и ждет премию.

        Рис.2

        Совет директоров хотел бы торговать высоко рентабельной продукцией, например со 100% наценкой. Но в реальной жизни все не так. Конкуренция заставляет производителей демпинговать. Торговые сети выкручивают руки, заставляя участвовать в акциях и скидках.

        Сейчас на предприятиях сокращают издержки, и первыми под нож попали планово-экономические отделы. Не моя задача давать оценку таким действиям собственников. Но кое-что из старого арсенала экономистов можно позаимствовать.

        Можно работать с плановой себестоимостью. Для этого используют фактические данные последнего закрытого периода. Обычно месяца или квартала. Необходимо создать в автоматическом режиме плановый прайс-лист (обратитесь к программистам 1С). Тогда можно с небольшим отклонением провести любой анализ рентабельности продаж в любом разрезе.

        Последовательность контрольных процедур в отделе продаж будет следующая:

      15. Утверждается регламент политики продаж.
      16. Утверждается Единый прайс-лист, который учитывает процент рентабельности, утвержденный Советом директоров или собственником. Пересматривается раз в месяц (раз в квартал, полгода или год).
      17. Закрепляются право давать скидку покупателю за конкретными лицами на основании служебной записки.
      18. Проверяется вся база покупателей. Если у контрагента нет утвержденной уполномоченным лицом скидки или отдельной спецификации к договору, ему закрепляется Единый прайс-лист.
      19. База контрагентов сегментируется. КОнтроль в отделе продаж восстановлен.

      Сегментация клиентов

      У хлебокомбинатов обычно большое количество точек отгрузки: до 2,5 тыс. в сутки. Но даже в таком случае не трудно добавить лишние данные в регистр, ведь сделать это надо только у головного контрагента.

      Покупателей можно сегментировать по статусу и объему выборки. Например, такая сегментация:

      Рис.3

      Как организовать контрольную процедуру на примере отчета о скидках по сегментам

      Удобно занести сегмент головному контрагенту в отдельный регистр на закладке основного менеджера в базе 1С. Всю информацию о продажах соберет таблица со следующими столбцами, сгруппированными по сегментам:

    3. Наименование покупателя.
    4. Наименование прайс-листа клиента.
    5. Далее по ассортименту закупки:

    6. Количество отгруженного.
    7. Цена отгруженного (=сумма продажи за период/ количество за период).
    8. Цена отгруженного по Единому прайс-листу.
    9. Сумма отгруженного по документам отгрузки.
    10. Сумма отгруженного по Единому прайс-листу.
    11. Разница в сумме отгруженного.
    12. % скидки.
    13. Итог по контрагенту.
    14. Итог по сегменту.
    15. Всего по заводу.
    16. Из выборки можно исключить всех покупателей, у которых прайс-лист равен Единому прайс-листу.

      В такой таблице можно увидеть прайс-лист клиента, объем отгрузки и процент скидки. После чего можно сравнить со служебными записками на предоставление скидки.

      Отчет покажет, что в течение периода у контрагента:

    17. проходят акции за счет производителя,
    18. менеджер забывает изменить цены в прайс-листе,
    19. отгружается продукция, которая еще не попала в единый прайс-лист.
    20. Все будет можно увидеть в отклонениях.

      Рис.4

      Создавать такой отчет можно за любой период. Владельцем контрольной процедуры в отсутствие штатного контролера можно назначить начальника отдела продаж. Готовить отчет вполне может офис-менеджер отдела продаж.

      Начало внедрения процедуры контроля

      Контроль в отделе продаж начинается с упорядочения базы контрагентов. Необходимо восстановить информацию о каждой точке отгрузки:

    21. юридический и фактический адрес;
    22. контактный телефон;
    23. ответственное лицо со стороны контрагента;
    24. менеджер, отвечающий за контрагента;
    25. сегмент покупателя.
    26. Можно прикрепить в базу к головному контрагенту скан договора и служебной записки, подтверждающей скидку.

      С точки зрения бухгалтерского учета, такая информация полезна, но не интересна. Можно попросить бухгалтера создавать такой отчет к ежемесячному Совету директоров. Информация зи такого отчета в состоянии объяснить собственнику, куда направлена прибыль.

      Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

      Служебная записка образец

      Ответим, в каком случае составляют служебную записку и как правильно оформить этот внутренний документ. Скачайте готовые образцы и используйте их в работе.

      Скачайте и используйте готовые образцы документов:

      Для чего составляют служебную записку

      До того, как писать служебную записку, необходимо четко понять, в каких случаях составляют этот вид документов и чем они отличаются от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте предприятия.

      Для взаимодействия внутри организации используют несколько видов служебных документов:

      • докладная (кадровая);
      • объяснительная;
      • пояснительная;
      • служебная.
      • Они не только имеют разные наименования, но и назначение.

        Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка. Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику.

        Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Расположение реквизитов на докладной записке

        Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику.

        Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Пример объяснительной записки

        Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов. Ее назначение — пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.

        Служебная записка — образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений. Цель документа — информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей. Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, в том числе, предложения о премировании сотрудников. Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда.

        Оформление служебной записки

        Хоть служебная записка и является частью внутреннего документооборота, к ее оформлению предъявляются требования, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Исполнение требований стандарта и заполнение всех необходимых реквизитов подтверждают юридическую силу этого документа. Это необходимое условие, ведь на основании информации, изложенной в служебной записке, принимаются управленческие решения.

        Поэтому до того, как написать служебную записку, ознакомьтесь с требованиями ГОСТ. Стандартом установлен перечень реквизитов этого вида документов, обязательных для заполнения. К ним относятся:

      • название подразделения, в котором числится автор записки;
      • наименование вида внутреннего документа – «Служебная записка»;
      • дата составления;
      • внутренний регистрационный номер документа;
      • должность, подразделение, фамилия и инициалы адресата;
      • заголовок к тексту;
      • текстовая часть;
      • подпись, фамилия и инициалы составителя.
      • Подсказка от журнала «Справочник секретаря». Как писать служебную записку образец

        В некоторых случаях служебная записка пример написания может содержать визы согласования. Как правило, это требуется, если в записке содержатся предложения, касающиеся работы или взаимодействия с другими подразделениями. Виза согласования потребуется и в том случае, когда служебная записка составляется не на имя непосредственного руководителя, а на имя более высокого начальника. Это будет подтверждением, что непосредственный руководитель в курсе происходящего и согласен с предложениями, высказываемыми работником.

        Составляют служебную записку, как правило, от лица работника, специалиста, в том числе, руководителя подразделения. Поэтому при изложении сути используют первое лицо единственное число. Если авторов несколько — текст пишется от первого лица множественного числа. Он может быть написан на стандартном листе писчей бумаги формата А4 от руки или же на компьютере, но в этом случае работник обязательно должен поставить собственноручную подпись.

        Как правильно написать служебную записку образец

        Если вы не знаете, как написать служебную записку, образец оформления можно скачать по ссылкам в начале статьи. Но особое внимание следует уделить текстовой части документа. Важно определится, с какой целью она составляется. Например, служебная записка может быть составлена для того, чтобы:

      • Указать на возникшие в работе затруднения, довести эту информацию до руководства и, тем самым, снять с себя ответственность.
      • Обосновать необходимость материального стимулирования работников, показавших высокие результаты в труде.
      • Запросить информацию из другого подразделения.
      • Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
      • Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.
      • Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.

        Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения. Излагать суть проблемы следует коротко и логично. Для убедительности следует ссылаться на цифры, факты и документы, которые смогут подтвердить правоту составителя.

        Общий объем текстовой части служебной записки не должен превышать 8-10 строк. При необходимости, адресат всегда сможет запросить у составителя документа дополнительные сведения.

        Не забудьте зарегистрировать служебную записку в специальном журнале регистрации внутренних документов. Это позволит исключить конфликтные ситуации, связанные с утерей и несвоевременным представлением информации руководству.

        При составлении служебной записки важно правильно заполнить все реквизиты ее формуляра и изложить суть проблемы доходчиво и кратко. Сделанные в записке выводы и предложения нужно подтвердить фактами или документами.

        Оформление командировки в 2019 году: пошаговая инструкция

        Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

        Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

        Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

        Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

        Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

        Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

        Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

        Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье «Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных».

        С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала «Упрощенка».

        Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

        Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

        О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

        Основание для отправки в командировку

        Письменное распоряжение руководителя

        Дата начала командировки

        Дата отъезда, подтверждаемая проездными документами или служебной запиской.

        Дата окончания командировки

        Дата приезда, подтверждаемая служебной запиской или проездными документами.

        700 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)

        Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка

        Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем

        Для загранкомандировки шпаргалка такая:

        Дата начала загранкомандировки

        Дата штампа о пересечении границы РФ (если командировка в страны, которые по условиям межправительственных отношений такой штамп не ставят, то дата определяется по проездным документам).

        Дата окончания загранкомандировки

        Дата, предшествующая дате штампа о пересечении границы (или аналогично – дате, определяемой по проездным документам). Суточные за день въезда начисляются по нормам для России.

        2 500 руб. (подп. 3 ст. 217 НК РФ)

        Основание для начисления командировочных расходов

        Авансовый отчет, документы о проживании и проезде, служебная записка (есть две противоположные позиции Минфина и ФНС относительно необходимости перевода проездных документов и документов о проживании в зарубежных командировках, во избежание споров лучше сделать построчный перевод таких документов).

        Как оформить по шагам

        Шаг 1. Оформите приказ на командировку по организации или ИП. Это может быть приказ по форме № Т- 9а или разработанный компанией самостоятельно. В документе указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

        Шаг 2. Выдайте суточные.

        Шаг 3. Факт отъезда зафиксируйте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. Количество отработанных часов указывать не нужно. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами — К и РВ.

        Шаг 4. После возвращения работника получите с него авансовый отчет (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели поездки. К документу прилагаются все подверждающие документы (чеки, квитанции с гостиниц и др.).

        Образцы основных документов для оформления командировки

        Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

      • авансовый отчет;
      • документы, подтверждающие расходы на проживание;
      • документы, подтверждающие расходы на проезд;
      • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

      В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

      1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

      2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

      3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

      4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

      Особенности оформления командировки генерального директора

      Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

      Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

      Особенности оформления однодневной командировки

      Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

      Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

      Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

      В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

      Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

      Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например. Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника. В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

      Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

      Если поездка осуществляется на служебном автомобиле, то ситуация проще, чем с личным транспортом. На служебный автомобиль в обязательном порядке оформляется путевой лист, который содержит даты начала и окончания поездки. С 15 декабря в путевых листах стало больше обязательных реквизитов, подробности в статье «Обновите формы путевых листов».

      Порядок оформления командировки в 2019 году

      Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

      Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

      Бухучет командировочных расходов в 2019 году

      Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

    27. Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
    28. Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
    29. Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
    30. Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).
    31. Как провести чек коррекции

      в которых кассир допустил ошибку: указал неверную сумму в чеке или выбрал оплату наличными вместо карты;
      которые прошли «мимо кассы» из-за непредвиденных обстоятельств: отключение электричества, поломки кассы или фискального накопителя. Если не проводить коррекцию сумм или игнорировать предписания налоговой, можно получ ить штраф от тысячи до миллиона рублей . А при повторных нарушениях — приостановку деятельности до трех месяцев. Но, приятные новости: налоговая не выпишет штраф, если предприятие самостоятельно обнаружило ошибку и сообщило об этом.
      Размер штрафов 1. Ситуации, при которых нужно использовать чеки коррекции, зависят от формата фискальных данных. Для формата 1.1 коррекцию можно использовать в любой ситуации: разнице денег в кассе, денежном ящике, сбоях в работе или ошибке кассира.

      Для формата 1.05 чеки коррекции используются только тогда, когда случился форс-мажор: отключили свет или касса сломалась. В остальных случаях разницу можно исправить операцией «Возврат».

      2. Узнать свой формат фискальных данных, можно на чеке открытия смены или в личном кабинете оператора фискальных данных.

      3. Чеки коррекции проводятся отдельно по каждой ошибке кассира. Если было обнаружены несколько чеков с неправильной суммой или типом оплаты, то для каждого случая потребуется своя служебная записка и чек коррекции.

      4. Если произошел массовый или технический сбой: отключили свет, сломалась касса или накопитель, нужно провести один чек коррекции на всю разницу. То есть на всю сумму, которая накопилась с момента поломки кассы и до начала ее работы.

      5. Выбирайте тот тип оплаты во время коррекции сумм, по которому нашли разницу. Если в кассе наличных денег больше, в чеке коррекции укажите наличные, если безналичных — безналичные, если аванса — то аванс.

      6. Чек коррекции можно провести в любой день после выявления ошибки в расчетах. Неважно, когда случилась разница сумм — день или неделю назад; нашли вы ее сами или налоговая. В любом случае нужно проводить коррекцию расхода или прихода.

      7. Сделать коррекцию сумм можно на любой кассе, которая принадлежит вашей организации. Если одна касса сломалась и кассир был вынужден продавать на другой, коррекцию можно провести на рабочей кассе, пока первая в ремонте.

      8. Чеки коррекции вместе со служебной запиской нужно передавать в налоговую: лично или почтой.

      Составить служебную записку

      Чтобы не получить штраф за разницу сумм, зафиксируйте ошибку документально и сообщите об этом в налоговую. Для этого:

      1. Составьте служебную записку в произвольной форме. Это внутренний учетный документ организации — на его основании вы делаете коррекцию на кассе.
      2. Присвойте документу номер, а также укажите дату и время, когда его составили. Эта информация понадобится для создания чека коррекции.
      3. В теле документа укажите фискальный признак ошибочного чека — ФП. Подробно опишите когда произошла ошибка и по какой причине.


      Пример оформления служебной записки

      4. После служебной записки проведите коррекцию прихода или расхода — в зависимости от ситуации.

      Провести коррекцию прихода

      Используйте коррекцию прихода, когда в отчетах за смену денег меньше, чем в денежном ящике. Если денег больше — используйте коррекцию расхода. Как получить отчет за смену 1. Войдите в МодульКассу.
      2. Откройте «Меню > Текущая смена > Вкладка «Чеки коррекции».
      3. Нажмите три точки в нижнем углу экрана > Выберите «Коррекция прихода»:

      4. Заполните информацию о чеке коррекции:

      Основания коррекции «Самостоятельная» — нашли и исправили ошибку самостоятельно.
      «По предписанию» — налоговая нашла у вас нарушение и отправила предписание.
      Наименование документа «Служебная записка» — если нарушение обнаружили вы.
      «Предписание ФНС» — если нарушение обнаружила налоговая.
      Номер документа Порядковый номер служебной записки или предписания от налоговой.
      Дата документа Дата, когда вы составили служебную записку или дата в предписании налоговой.
      Система налогообложения Выберите ту систему налогообложения, по которой продаете товары. В случае массового сбоя, посчитайте всю сумму и проведите один чек на всё.
      Ставка НДС Укажите правильную ставку НДС для товара
      Тип оплаты Выберите тип оплаты недостающего чека: наличными, картой или авансом
      Сумма коррекции Укажите ту разницу, которой не хватает в кассе по реальному отчету.

      4. Нажмите кнопку «Добавить чек коррекции».
      5. Дождитесь печати чека и приложите его к служебной записке.
      6. Отправьте служебную записку и чек коррекции заказным письмом в налоговую или отнесите документы лично. Не забудьте оставить у себя копию.

      Готово! Коррекция прихода завершена.

      Провести коррекцию расхода

      Используйте коррекцию расхода, если в отчетах за смену денег больше , чем в денежном ящике. Как получить отчет

      1. Войдите в МодульКассу.
      2. Откройте «Меню > Текущая смена > Вкладка «Чеки коррекции»
      3. Нажмите три точки в нижнем углу экрана > «Коррекция расхода»:

      Основания коррекции «Самостоятельная» — нашли и исправили ошибку самостоятельно.
      «По предписанию» — налоговая нашла у вас нарушение и отправила предписание.
      Наименование документа «Служебная записка» — если нарушение обнаружили вы.
      «Предписание ФНС» — если нарушение обнаружила налоговая.
      Номер документа Порядковый номер служебной записки или предписания от налоговой.
      Дата документа Дата, когда вы составили служебную записку или дата в предписании.
      Система налогообложения Выберите систему налогообложения неправильного чека
      Ставка НДС Укажите ставку, по которой работаете
      Тип оплаты Выберите как был оплачен чек: наличными, картой или авансом
      Сумма коррекции Укажите ту сумму, сколько лишних денег вы обнаружили в кассе или отчете за смену

      5. Нажмите кнопку «Добавить чек коррекции».
      6. Дождитесь печати чека коррекции и приложите его к служебной записке.
      7. Отправьте служебную записку и чек коррекции заказным письмом в налоговую или отнесите документы лично. Не забудьте оставить у себя копию.

      Готово! Коррекция расхода завершена.

      Кассир продал товар, но не оформил чек на кассе и не выдал его покупателю. Как исправить ошибку?

      В такой ситуации потребуется участие сотрудника, допустившего ошибку, и старший менеджер: старший кассир, бухгалтер или руководитель торговой точки.

      1. Потребуйте от кассира объяснительную, в которой подробно будет написано, почему так случилось. На основании этой объяснительной составьте служебную записку от имени руководителя.
      2. Сформируйте коррекцию прихода. В основаниях коррекции укажите «самостоятельное», номер служебной записки и недостающую сумму.
      3. Приложите к служебной записке чек коррекции и сделайте их копию. Отправьте оригиналы в налоговую удобным способом, а копию оставьте у себя — для внутреннего делопроизводства.

      Смотрите еще:  Пенсионная реформа: как изменятся правила назначения страховой, социальной и накопительной пенсий. Федеральный закон 400 о страховых пенсиях 2019