Как составить приказ о направлении работника в командировку. Служебная записка о штрафе

Как составить приказ о направлении работника в командировку

Когда нужен приказ на командировку

По статье 166 ТК РФ работодатель может отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка будет считаться служебной командировкой. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в таком случае на предприятии происходит оформление приказа о направлении в командировку. Из него должно быть ясно, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где будет выполнять свои трудовые обязанности. На сотрудника, у которого разъездной характер работы, распоряжение о командировке издавать не надо.

Работодателю также надо помнить, что беспрепятственно командировать можно не каждого сотрудника. Трудовой кодекс дает некоторые преимущества определенным категориям трудящихся, а именно:

  • беременным сотрудницам (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам до 18 лет, если они не являются спортсменами или артистами (ст. 268 ТК РФ, ст. 348.8 ТК РФ);
  • женщинам, имеющим детей до 3 лет, если они не представили письменное согласие (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам-инвалидам, если это не соответствует программе реабилитации (ст. 224 ТК РФ);
  • сотрудникам, с которыми действует ученический договор (ст. 203 ТК РФ);
  • подчиненным, зарегистрированным в качестве кандидатов, во время выборов (ст. 41 ТК РФ);
  • родителям, воспитывающим детей до 5 лет в одиночку, без их письменного согласия (ст. 259 ТК РФ, ст. 264 ТК РФ);
  • работникам, ухаживающим за больным членом семьи, без письменного согласия (ст. 259 ТК РФ);
  • подчиненным, воспитывающим детей-инвалидов, без их согласия (ст. 259 ТК РФ).
  • Отправляя подчиненного в служебную поездку, работодатель обязан издать приказ о направлении работника в командировку. Разберемся, на основании чего можно составить такое распоряжение, а также рассмотрим приказ о командировке образца 2019 года.

    Издание распоряжения на поездку таких сотрудников может быть расценено как нарушение их прав. Тогда работодателя могут наказать по статье 5.27 КоАП РФ, что обернется штрафом для должностных лиц и ИП от 1 до 20 тысяч рублей (если будет допущено аналогичное повторное нарушение), для организаций – от 30 до 70 тысяч рублей.

    Как должен выглядеть приказ на командировку

    В 2013 году чиновники сделали необязательными унифицированные формы первичных документов, давая предпринимателям возможность самостоятельно разработать и утвердить в локальных нормативных актах формы, образец и бланки для приказов и распоряжений. В то же время каких-то четких требований нет и разрешается пользоваться бланками, представленными в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

    Раньше документами для учета направленных в служебные поездки работников были формы Т-9 и Т-9а, а если в командировку отправляли сразу несколько сотрудников. Сейчас их также можно использовать.

    Так выглядит незаполненный приказ на командировку (образец Т-9): скачать бланк можно в конце статьи. А далее мы расскажем алгоритм заполнения.

    Пример заполнения документа

    Шаг 1. В шапке бланка заполнить поля, предусмотренные для указания наименования работодателя и его ОКПО (указан в регистрационных документах, у юрлиц восьмизначный, у ИП — десятизначный). Первый образец и последующие покажут всю последовательность заполнения бланка.

    Шаг 2. Прописать номер документа и дату составления.

    Шаг 3. Указать, кто из сотрудников едет, какую должность он занимает, какой у него табельный номер.

    Шаг 4. Записать, куда именно поедет сотрудник. Здесь необходимо уточнить город и страну, а также наименование организации или ИП, которые выступают принимающей стороной — так, как показывает образец.

    Шаг 5. Уточнить длительность служебной поездки в календарных днях, указывая планируемые даты отъезда и прибытия.

    Шаг 6. Обосновать необходимость работы в другой местности, кратко и четко обозначая цель отъезда.

    Шаг 7. Записать, кто будет оплачивать расходы на поездку. Очень важно, чтобы копия такого документа своевременно попала в бухгалтерский отдел, иначе сотрудник не может получить денеги на предстоящие расходы.

    Шаг 8. Указать сведения о документах, которые стали основой для издания распоряжения. Это может быть служебная или докладная записка, служебное поручение, план служебных поездок или иной документ, предусмотренный в локальных нормативных актах.

    Шаг 9. Заверить приказ у руководителя, а также ознакомить его с трудящимся, направляемым на выполнение работ в иной местности. Если подписи сотрудника не будет, то в суде он всегда сможет доказать, что не знал о необходимости поехать куда-то.

    Отметим, что в унифицированной форме отсутствует графа для указания способа проезда к месту командировки. Если используется неизмененный бланк, то по возвращении из поездки работник, как правило, обязан предоставить информацию, служебную записку об использовании личного или рабочего транспорта, а также предъявить документы, которые докажут этот факт (например, чеки на бензин или оплаченную парковку).

    Кроме того, используется такая форма, как служебное задание и отчет по форме Т-10а — выглядит образец так, как показано на рисунке.

    Можно ли штрафовать за опоздание на работу

    Штраф — самый действенный метод борьбы за соблюдение дисциплины. Но насколько законно «наказание рублем» и не обернутся ли штрафы за опоздание проблемами для самого работодателя? Бизнес.ру узнал, как приструнить безответственных сотрудников, не нарушая Трудовой кодекс

    Прогул или опоздание: в чем разница

    В ТК РФ нет четкого определения опоздания. Поэтому опозданием будет считаться любое появление на работе позже времени, установленного правилами внутреннего распорядка (ПВТР) в конкретной компании. С правилами внутреннего распорядка сотрудника знакомят при заключении трудового контракта.

    К примерам опоздания можно отнести не только не вовремя начатый рабочий день, но и задержку с обеденного перерыва, уход с рабочего места до окончания рабочего дня и т.п.

    При отсутствии более четырех часов подряд либо на протяжении смены или трудового дня без видимых оснований работнику засчитают прогул, за который работодатель вправе уволить согласно статье 81 ТК РФ. Работодатель составляет акт о прогуле, который является основанием для расторжения трудового договора. При увольнении за прогул в трудовой книжке делается соответствующая запись, которая впоследствии серьезно осложнит поиски новой работы.

    Итак, любая задержка по времени до четырех часов, ТК РФ классифицируется, как опоздание. Промежуток времени, на который опоздал работник, для наказания не имеет значения. Даже при автоматической фиксации одной минуты опоздания по электронным пропускам работодатель вправе наложить дисциплинарное взыскание на нарушителя. Но некоторые компании устанавливают временные границы, допускающие опоздание, например, в пять минут.

    Меры наказания, которые вправе использовать работодатель в отношении нарушителя установлены ст. 192 ТК РФ. К ним относятся:

  • замечание (за однократное нарушение трудового режима);
  • выговор (за нарушения двух и более раз);
  • расторжение трудового соглашения в одностороннем порядке (увольнение за прогул, систематические опоздания).
  • Какие оправдания работника за опоздание считаются уважительными

    В ТК РФ нет исчерпывающего списка причин, которые признаются уважительными. Работодатель самостоятельно решает, оправдывать опоздавшего сотрудника или нет.

    Как правило, к достаточным основаниям относятся:

  • внезапное ухудшение самочувствия работника;
  • смерть или серьезная болезнь близких родственников;
  • ДТП;
  • непредвиденные изменения в работе транспортных компаний;
  • серьезное ухудшение погодных условий, например стихийные бедствия;
  • иные экстренные случаи.
  • Достоверность непредвиденных событий подтверждается медсправками, спецотметками на транспортных билетах, актами из ЖЭУ, копией протокола ГИБДД об аварии, показаниями свидетелей и т.д..

    Работника не привлекут к дисциплинарной ответственности также и в том случае, если перед началом работы его не познакомили с ПВТР и другими локальными актами. Если соответствующие документы работником не подписаны, наказание со стороны руководства будет считаться незаконными, поэтому очень важно соблюдать правила трудоустройства и увольнения сотрудников. Проконтролировать кадровый документооборот вам поможет сервис Главбух Ассистент.

    Можно ли штрафовать за опоздание

    Кроме перечисленных мер дисциплинарного взыскания, ТК РФ больше не предусматривает никаких других способов наказания. Соответственно, штраф за опоздание на работу или другие вычеты из зарплаты считаются нарушением условий трудового соглашения и грозят работодателю административной ответственностью (ст.5.27 КоАП РФ).

    Наказание штрафом за опоздание незаконно. Но есть другой способ дисциплинировать непунктуальных работников: разработать такую систему премирования, которая предусматривала бы снижение премии за опоздание

    Для этого в ПВТР, а также локальном акте о системе премирования необходимо четко расписать рабочее время сотрудника, включая количество перерывов, в том числе на обед. Также нужно указать условия, которые влияют на размер или наличие премии.

    Если трудовые функции отдельных категорий сотрудников различаются, указывается рабочее время для каждой категории. С ПВТР и положением о премировании необходимо ознакомить каждого сотрудника под личную роспись.

    Если работник опоздал, то наличие премии дает официальную возможность работодателю оштрафовать сотрудника, депремировав его. А так как премия не регламентируется договором, то нарушения прав работающего не происходит.

    Сроки применения дисциплинарных санкций

    При назначении наказания за нарушение трудового режима необходимо придерживаться следующих сроков (ст. 193 ТК РФ):

  • взыскание применяется не позже одного месяца с момента обнаружения проступка. В этот период не входят дни болезни работающего, время, проведенное в отпуске;
  • не позднее шести месяцев с даты совершения проступка;
  • по итогам аудиторской проверки и (или) ревизии хоздеятельности компании — не позднее двухлетнего периода с даты его совершения.
  • Важно соблюдение работодателем следующего принципа — за каждый дисциплинарный проступок выносится одно взыскание. Нельзя, например, объявить одновременно выговор и расторгнуть трудовое соглашение.

    Последовательность действий работодателя при опоздании работника

    Порядок привлечения нарушителя дисциплины довольно трудоемкое занятие, где нужно последовательно совершить следующие действия:

    Смотрите еще:  Какие выплаты положены при рождении третьего ребенка в 2019 году. Ежемесячное пособие на третьего ребёнка до 3 лет

    Шаг 1 . Руководитель должен зафиксировать факт опоздания. Опоздание оформляют в виде докладной записки в свободной форме.

    Шаг 2. Возьмите у работника письменное объяснение. До привлечения нарушителя к дисциплинарной ответственности руководителю в присутствии двух свидетелей необходимо предложить написать нарушителю объяснительную. На эту процедуру отводится два дня, и только после этого срока работодатель вправе назначить взыскание.

    В объяснительной работник должен кратко изложить ситуацию, ее причины, указать место и число составления. Если работник считает причину опоздания уважительной, то прилагает соответствующие справки. Руководителю необходимо зафиксировать объяснительную в книге регистрации входящей корреспонденции.

    В случае отказа писать объяснительную, руководитель составляет соответствующий акт, который подписывается должностным лицом и присутствующими свидетелями.

    Отсутствие объяснительной не является препятствием для наложения дисциплинарного взыскания на нарушителя. Для этого используются другие документы руководителя, такие как докладные записки, акт отказа от написания объяснительной работником.

    Шаг 3. Рассмотрение объяснительной записки и вынесение резолюции руководителем.

    После рассмотрения причин опоздания работодатель принимает решение о наложении дисциплинарного взыскания. При этом руководитель должен учитывать характеристики сотрудника, отношение к рабочим обязанностям и наличие подобных нарушений.

    Шаг 4. Объявление приказа работнику. В течение трех дней работнику объявляют приказ о взыскании, который тот должен подписать.

    Это необходимо для того, чтобы в случае жалобы работника в суд, работодатель смог доказать, что ознакомил сотрудника с применением наказания. Если работник отказывается подписывать приказ, составьте акт, который аналогичен по содержанию и форме отказа от объяснительной.

    Форма приказа — произвольная. Однако, если работника решили уволить, нужно издать Приказ о расторжении трудового договора (можно выбрать форму Т8). В трудовую книжку делается соответствующая запись (ст. 66 Тк РФ).

    Приказ на удержание из заработной платы — образец

    ТК РФ об удержании из зарплаты

    Перечень оснований, по которым возможно удержать задолженность перед организацией из зарплаты работника перечислен в ст. 137 ТК РФ. Удержание производится в случаях, когда работник по какой-то причине получил больше средств, чем ему причитается. Например, когда сотрудник не отработал аванс, который был ему выдан в счет зарплаты. Основания для удержания зарплаты могут содержаться и в других федеральных законах, помимо ТК РФ.

    В течение месяца компания может вернуть обнаруженный долг. Для этого требуется получить у работника письменное согласие на удержание из зарплаты. Если месяц для возврата денег пропущен или работник против условий удержания, придется обращаться в суд.

    Установленных форм согласия работника и приказа на удержание нет — эти документы создаются в произвольной форме.

    В ст. 138 ТК РФ лимитированы размеры удержаний образовавшихся долгов из зарплаты:

  • Общее правило — не выше 20% от зарплаты после вычета НДФЛ.
  • Если удержания производятся на основании исполнительных листов, и их несколько — до 50% выплаты (письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852). Это касается, например, компенсаций морального вреда, выходных пособий, налогов, сборов, пошлин, штрафов, имущественного ущерба.
  • До 70% — при исправительных работах, лишении свободы, взыскании алиментной задолженности, возмещении ущерба здоровью, из-за смерти кормильца, в ходе преступления.
  • Когда приказ на удержание не требуется

    Приказ на удержание не создается в таких случаях:

  • Работник пишет заявку на вычет из зарплаты для своевременной оплаты банковского кредита. Этот процесс не является удержанием в отличие от удержаний по исполнительным листам и в случаях, перечисленных в ст. 137 ТК РФ.
  • При обязательных удержаниях (судебные предписания и исполнительные листы — выплата алиментов, штрафы ГИБДД, налоги и т. п.) приказ не нужен.
  • Удержания денежных сумм из зарплаты за неотработанные дни отпуска не исполняются, если работник увольняется по следующим причинам:
    • п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — отказ от перевода на другую работу по медпоказаниям либо отсутствие соответствующей работы;
    • ч. 1 ст. 81 ТК РФ — ликвидация компании, сокращение численности или штата, смена собственника имущества фирмы — относительно ее руководителя, его замов и главбуха;
    • ч. 1 ст. 83 ТК РФ — призыв на военную/альтернативную службу; возвращение на работу человека, ранее занимавшего эту должность; признание нетрудоспособным по медицинскому заключению; смерть либо признание работника безвестно отсутствующим; наступление чрезвычайных обстоятельств (катастрофа, стихийное бедствие, военные действия и т. п.).
    • Образцы уведомления об удержании и согласия работника

      Удержания из заработной платы производятся для возмещения:

    • неотработанного аванса;
    • невозвращенных оставшихся подотчетных сумм, выданных перед командировкой или переездом на работу в другую местность;
    • переплаты предыдущей зарплаты по причине бухгалтерской счетной ошибки;
    • задолженности перед организацией из-за признания сотрудника виновным в невыполнении трудовых норм (порче имущества, браке и т. п.) или простое, —возможны в течение месячного срока только при его письменном согласии (абз. 6 письма Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).
    • Чтобы вычесть из зарплаты денежный долг за неотработанные дни отпуска при увольнении, можно сразу составлять приказ. Здесь согласия работника не нужно.

      А вот если сотрудник увольняется и не отработал выданный ему аванс, согласие необходимо. Скачать образец согласия работника.

      Можно предварительно выдать работнику уведомление об удержании, на котором он и подпишет свое согласие.

      Образцы приказов об удержании аванса и подотчетных сумм

      1. Возмещение неотработанного аванса в счет зарплаты

      Компания имеет право на вычет из увольнительных выплат неотработанного аванса.

      2. Погашение невозвращенных подотчетных сумм

      Организация должна выдать сотруднику деньги перед его командировкой либо перед переездом на работу в другую местность (п. 6.3 указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

      Не позднее трех дней после установленного срока или со дня выхода на работу подотчетному лицу положено заполнить для бухгалтерии авансовый отчет по израсходованным суммам и приложить документы, подтверждающие расходы.

      При невозвращении оставшихся подотчетных сумм работодатель имеет право вычесть их из зарплаты в течение месячного срока при согласии работника.

      Образцы приказов об удержании излишне выданных сумм и отпускных

      1. Возврат излишне выплаченных сумм из-за счетной ошибки либо вины работника

      Счетной называется ошибка при неправильном употреблении арифметических действий при подсчетах (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1).

      Технические ошибки (к примеру, повторная выплата зарплаты) не признаются счетными ошибками. Их запрещено исправлять путем вычета из зарплаты работника!

      Смотрите образец приказа об удержании из-за счетной ошибки:

      Невыполнение норм труда возможно (ст. 155, 157 ТК РФ) по вине работника, работодателя либо по иным объективным причинам.

      Вина работника устанавливается комиссией по трудовым спорам или судом. В случае признания сотрудника виноватым месячный срок идет от даты решения комиссии по трудовым спорам или суда.

      Смотрите образец приказа об удержании при невыполнении трудовых норм по вине работника:

      2. Возврат при увольнении за неотработанные дни отпуска

      Если работник увольняется, но ранее использовал очередной отпуск авансом, не отработав текущий рабочий год полностью, работодатель может удержать его задолженность по выплаченным отпускным, не запрашивая его согласия.

      Ст. 137 ТК РФ содержит перечень случаев удержания задолженности работника перед организацией из его зарплаты. Для возврата долга дается месячный срок. До подписания приказа надо иметь в наличии письменное согласие работника на удержание. В ст. 138 ТК РФ представлены ограничения размеров удержаний. В статье предлагаются образцы приказов на удержание из заработной платы по перечню ст. 137 ТК РФ.

      Еще больше материалов по теме в рубрике: «Зарплата».

      Оформление командировки в 2019 году: изменения и образцы

      Мы подготовили инструкцию, как оформить однодневную, заграничную поездку и командировку в 2019 году на личном или служебном автомобиле. Вы сможете скачать бланки и заполнить документы с нашими подсказками.

      Как оформить командировку в 2019 году

      Разберемся, какой порядок оформления действует в 2019 году, какие изменения, и какие образцы документов актуальны на данный момент.

      Командировка в 2019 году – инструкция для бухгалтера

      Работодатели часто практикуют командировки – кратковременные поездки работников по делам компании. Основной документ, которым должен руководствоваться бухгалтер – Постановление Правительства №749 от 13.10.2008г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

      Мы подготовили инструкцию для бухгалтера, как отправить сотрудника в командировку.

      Основанием является письменное распоряжение руководителя предприятия. Чаще всего оно оформляется в виде приказа, реже – в виде распоряжения. В приказе указывают:

    • Должность и ФИО сотрудника, направленного в командировку,
    • Место назначения: страна, город, предприятие. Если конкретное предприятие не определено, например, сотрудник едет для поиска клиентов в каком-то городе, то указывают только страну и наименование населенного пункта,
    • Даты начала и окончания поездки, количество календарных дней,
    • Цель поездки.
    • Сотрудник под роспись знакомится с распоряжением руководства компании.

      Дату начала и окончания командировки определяют по проездным документам, например, авиабилетам. Но это возможно не всегда:

    • Если сотрудник ездил на личном автомобиле, период поездки он указывает в служебной записке,
    • Период поездки на служебном автомобиле указывается в путевом листе,
    • Срок поездки за границу определяется штампами в заграничном паспорте,
    • Если работник ездил в страну, с которой межправительственными соглашениями отменены штампы в загран.паспорте, то даты определяются проездными документами по территории России или служебной запиской.
    • Компания делает 3 вида выплат командированному работнику:

      1. На время поездки по делам фирмы за сотрудником сохраняется средний заработок,
      2. Суточные – компенсационные выплаты, связанные с пребыванием сотрудника вне постоянного места жительства, в первую очередь, расходы на питание,
      3. Командировочные – расходы, связанные с выполнением служебного задания, например, проезд, проживание в гостинице или найм жилья, аренда помещения для проведения переговоров, презентация и т.д.
      4. Если сотрудник отправляется в не очень отдаленный населенный пункт и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, суточные ему не выплачиваются. Руководитель компании решает, имеется ли возможность работнику ежедневно приезжать домой и нужно ли выплачивать суточные.

        Законодательством установлены лимиты суточных:

      5. 700 руб. – в поездках по России,
      6. 2500 руб. – в поездках за рубеж.
      7. Организация может выплачивать суточные в повышенном размере, но суммы, превышающие установленные лимиты, облагаются НДФЛ и страховыми взносами. А в целях исчисления налога на прибыль суточные не нормируются и учитываются в расходах в полном размере.

        Подтверждение командировочных расходов

        Командировочные расходы состоят из затрат, которые сотрудник вынужден был понести в связи с выполнением служебного задания:

      8. Проезд к месту назначения и обратно домой,
      9. ГСМ, если поездка совершена на автомобиле,
      10. Проживание в гостинице или снятом жилье,
      11. Оформление документов для поездки за границу, например, заграничного паспорта, визы,
      12. Другие расходы, например, аренда помещения для демонстрации продукции, проведения встреч, переговоров.
      13. После возвращения сотрудник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет и приложить документы, подтверждающие произведенные расходы. К учету принимаются только обоснованные траты.

        Кого нельзя отправлять в командировку

        Есть категории работников, которых нельзя отправлять в деловую поездку:

      14. Беременные женщины,
      15. Несовершеннолетние работники. Запрет не распространяется на сотрудников творческих профессий, например, актеры, певцы,
      16. Работающих по ученическому договору.

    Запрещено отправлять со служебным заданием работников без их согласия:

  • Женщин, имеющих малолетних детей,
  • Единственного родителя ребенка до 5 лет,
  • Имеющего ребенка-инвалида,
  • Сотрудника-инвалида, если поездка может нарушить его программу восстановления,
  • Работника, осуществляющего уход за больным членом семьи.
  • Длительность служебной поездки

    Раньше законодательство содержало временные ограничения деловых поездок, они не должны были превышать 40 дней. Сейчас это ограничение отменено, ни минимальный, ни максимальный срок поездки не ограничены.

    Длительность определяет руководитель предприятия. Работник может выполнить все поставленные задачи в более короткий срок, чем было запланировано. Если сотрудник не уложился в отведенное время, то срок может быть продлен отдельным приказом руководителя организации. При этом во всех документах, связанных с командировкой, исправляется конечная дата:

  • Дата зачеркивается одной чертой, сверху пишется новая,
  • Делается заверительная надпись.
  • Если работа сотрудника связана с постоянными поездками, то нужно определить, речь идет об отдельных командировках или это разъездной характер работы.

    Командировка в выходной день

    Можно ли отправить работника в выходной день? Например, если приступить к выполнению поручения он должен приступить уже с утра понедельника, то начало командировки приходится на воскресенье.

    Запрета на отправку в выходной в законодательстве нет, однако для этого необходимо получить письменное согласие работника. В приказе о такой деловой поездке нужно написать, что начало приходится на выходной день и указать режим работы в этот день. Это нужно, чтобы избежать споров об оплате труда.

    Можно ли совместить отпуск с командировкой

    Закон определяет отпуск, как период полного освобождения работника от исполнения трудовых функций. Если возникла необходимость командировки, то оформите отзыв работника из отпуска. Нужно учитывать, что некоторые категории трудящихся согласно ТК РФ не могут быть отозваны из отпуска ни при каких обстоятельствах.

    Как оформить командировку сотруднику в 2019 году?

    Как оформить командировку сотруднику в 2019 году по шагам:

    Шаг 1. Оформите письменное распоряжение руководителя о направлении сотрудника в деловую поездку. Можно использовать унифицированный бланк Т-9 или форму приказа, разработанную самостоятельно. В приказе укажите ФИО и должность сотрудника, направленного со служебным заданием, период, место и цель командировки.

    Шаг 2. Рассчитайте суточные, исходя из запланированного количества дней. Если фактическая продолжительность поездки окажется больше или меньше, сделаете перерасчет после возвращения сотрудника.

    Новшеством 2019 года является ввод курортного сбора в некоторых регионах России. Если отправляете сотрудника в такой регион, к суточным необходимо прибавить сбор.

    Шаг 3. Зафиксируйте отсутствие работника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени. На время поездки по делам компании за сотрудником сохраняется средний заработок, рассчитайте его за весь период.

    Шаг 4. После возвращения работника получите от него авансовый отчет и все документы, подтверждающие расходы.

    Шаг 5. Проверьте документы, предоставленные работником. Они должны быть правильно оформлены, содержать все необходимые реквизиты. Траты должны быть необходимыми и обоснованными. Не подлежат оплате необязательные расходы.

    Находясь в командировке, менеджер Синицын В.И. проживал в гостинице и посещал ее спортивный зал. В квитанции гостиницы указана стоимость посещения спортзала. Оплату за спортзал бухгалтер вычтет из общей суммы, так как эти расходы не связаны с выполнением служебного задания.

    Шаг 6. Произведите окончательный расчет с работником:

  • Определите суточные с учетом фактической продолжительности командировки. Рассчитайте сумму к доплате или возврату,
  • Рассчитайте командировочные расходы на основании авансового отчета с учетом проверки приложенных документов.
  • Шаг 7. Выдайте сотруднику причитающуюся оплату или получите от него сумму к возврату.

    Командировка на 1 день – оформление

    Однодневная командировка отличается от многодневной по продолжительности и правилам выплаты суточных. Но по оформлению поездка на 1 день ничем не отличается от более продолжительной:

  • Работодатель письменно оформляет приказ или распоряжение,
  • После возвращения сотрудник предоставляет:
    • Авансовый отчет с документами, подтверждающими понесенные расходы,
    • По необходимости – служебную записку,
    • удостоверение, служебное задание, отчет о его выполнении, если заполнение таких документов предусмотрено локальными актами организации.
    • В командировку на личном автомобиле 2019 – как оформить

      Какие особенности командировки на личном или служебном автомобиле в 2019 году? В таком случае у сотрудника нет проездных документов, подтверждающих расходы на проезд и время поездки.

      После возвращения сотрудник составляет служебную записку с указанием марки и модели автомобиля, срока поездки. Для подтверждения затрат на топливо к служебной записке прилагаются чеки АЗС.

      Целесообразно составить путевой лист с отметками о начальном и конечном пробеге, чтобы подтвердить обоснованность расхода ГСМ и обезопасить себя от претензий контролирующих органов.

      Как оформить зарубежную командировку в 2019 году?

      Загранкомандировки в 2019 году оформляем и оплачиваем по обычным правилам, список оформляемых документов стандартный, отличается только размер суточных:

      • Приказ или распоряжение работодателя,
      • Документы сотрудника:
      • Служебная записка – по необходимости,

    Документы для командировки в 2019 году

    Чтобы оформить командировку в 2019 году заполняют обязательные и дополнительные документы. Сначала посмотрим, какие документы обязательно нужно оформить для отбывающего работника.

    Обязательно составляется письменное распоряжение руководителя компании о направлении сотрудника в поездку по производственным делам. Самый простой вариант – использовать типовой бланк:

    Второй обязательный документ – авансовый отчет, его сотрудник составляет после возвращения. В отчете указывают все обоснованные и документально подтвержденные расходы, связанные с выполнением задания компании.

    Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 13.10.2001г. №749:

    К авансовому отчету сотрудник должен приложить оригиналы документов, подтверждающих расходы, понесенные за время поездки:

    Проезд к месту командировки и обратно к месту жительства

    Топливо, если сотрудник ездил на личной или служебной машине

    Проживание в гостинице

    Квитанции, чеки гостиницы

    Акт оказанных услуг

    Проезд в пределах населенного пункта в месте назначения

    Билеты городского транспорта, квитанции такси

    Оформление заграничного паспорта

    Квитанции об оплате гос.пошлины

    Теперь посмотрим, какие документы оформлять необязательно. Эти документы отменены, но они помогут подтвердить обоснованность расходов в случае претензий со стороны проверяющих органов. Компании продолжают оформлять дополнительные документы, чтобы сделать учет командировок более упорядоченным, а расходы – более понятными.

    Командировочные удостоверения в 2019 году использовать необязательно. Но документ особенно полезен, когда сотрудник едет по делам предприятия на личном автомобиле. В этом случае проездные документы, подтверждающие даты отъезда и возвращения, отсутствуют. Тогда срок поездки можно определить по отметкам в командировочном удостоверении.

    Можно использовать типовую форму или разработать свою, например, на основе типового бланка:

    Служебное задание – это необязательный документ. Но в нем в удобном виде на одной странице сгруппированы основные сведения о поездке, цель и отчет о выполнении поставленных задач. Документ удобен как в кадровой работе, так и для анализа задействованных ресурсов и достигнутых целей.

    Задание можно оформлять на типовом бланке Т-10а или разработать свою форму:

    Отчет о выполнении задания

    Как и служебное задание, отчет о его выполнении также исключен из перечня обязательных документов. Если в организации принято заполнять задание на бланке Т-10а, то в нем уже есть краткий отчет о выполнении.

    Если требуется получить от сотрудника более детальный отчет о выполнении поставленных задач, то лучше использовать отдельный отчет о командировке. Такой документ убедит руководителя в том, что сотрудник организовал свое рабочее время рационально, а произведенные им расходы оправданы.

    Типовой формы нет, предлагаем образец, как может выглядеть такой отчет:

    Служебная записка может понадобиться, если работнику нужно сообщить какие-то сведения, не отраженные в других документах. К примеру, ее составляют работники, ездившие делам предприятия на личном автомобиле.

    Унифицированной формы нет, разработайте его самостоятельно. Предлагаем скачать пример возможного оформления служебной записки:

    Как оформить приказ на командировку?

    Приказ руководителя – это единственный оставшийся обязательный документ для оформления командировки. Ведь даже авансовый отчет может не понадобиться, например, при однодневной командировке.

    Приказ можно составить одним из способов:

  • Использовать унифицированный бланк Т-9 или Т-9а,
  • Разработать свой бланк приказа на основе типового Т-9 или Т-9а, например, убрать лишние или добавить недостающие реквизиты,
  • Составить приказ в произвольной форме на бланке организации или простом листе.
  • В приказе должны быть указаны должность и ФИО направленного сотрудника, место назначения и срок командировки.

    Обязательно ли оформление служебного задания на командировку?

    В последние годы порядок оформления документов для командировок существенно изменился. Это затронуло и служебное задание. Теперь не требуется оформлять его в виде отдельного документа.

    Цель командировки кратко указывается в приказе руководителя. Служебное задание как отдельный документ позволяет конкретизировать поставленные перед работником задачи. Поэтому многие компании утверждают форму задания в своих локальных актах и используют его.

    Как специалисту по охране труда избежать наказания за ошибки директора

    СЛОВО РЕДАКТОРА
    Бояться или действовать
    В первый день моей работы специалистом по охране труда на стройке директор отрезал: «Денег нет». Сотрудники работали в опасных условиях, и ждать, пока кто-нибудь погибнет, я не собиралась.
    На конференции, где инспекторы ГИТ пугали реальным уголовным сроком за производственный травматизм, я познакомилась с опытными коллегами. Пообщавшись с ними, решила, как нужно действовать.
    Так что же делать, если директор не выделяет денег на охрану труда или не обращает внимания на ваши предписания? В этом номере совместно с ГИТ мы подготовили алгоритмы, с которыми у вас получится избежать наказания за ошибки директора.
    Чтобы в случае разбирательств доказать, что вы сделали все возможное, воспользуйтесь подготовленными шаблонами документов

    Статья из журнала Справочник специалиста по охране труда за октябрь 2019 г.
    Как специалисту по охране труда избежать наказания за ошибки директора

    Редакция журнала совместно с ГИТ подготовила алгоритмы действий, с которыми не придется отвечать за чужие ошибки. Воспользуйтесь шаблонами документов, чтобы при проверках или при расследовании несчастного случая избежать административной или уголовной ответственности.

    Директор не выделяет деньги на мероприятия по охране труда

    Порядок действий специалиста по охране труда

    Шаг 1. Рассчитайте затраты на мероприятия по охране труда.
    При расчете планируемых затрат сначала указывайте самые приоритетные. По дорогостоящим мероприятиям проведите анализ предложений минимум трех поставщиков услуг или работ. Это даст работодателю возможность выбора.

    Шаг 2. Распределите общую сумму затрат по кварталам.
    Затраты распределите на весь год. В этом случае работодатель поймет, какие мероприятия являются первоочередными, а какие можно отложить на отдаленный период в течение года. Разовая сумма затрат может быть неподъемной для работодателя, а распределение по полугодию или кварталам позволит избежать кассового разрыва, которого боится каждый руководитель организации.
    Не включайте в IV квартал самые дорогостоящие мероприятия. Лучшими для расходов являются I и II кварталы, особенно
    если вы хотите возмещать затраты через ФСС. Так как некоторые из мероприятий можно включать в план финансового обеспечения
    только после фактического их выполнения. Хоть работодатель и может подать заявление до 1 августа, средства на финансирование
    предупредительных мер у ФСС могут закончиться раньше. Поэтому лучше подавать заявление в мае или июне. При этом организации
    могут включать в план будущие затраты на мероприятия по охране труда. Например, спецоценку условий труда можно включить в план
    и представлять поэтапные отчеты о ее проведении в отделение ФСС.
    При этом на момент подачи заявления у организации должен быть заключен договор на проведение спецоценки.

    Шаг 3. Обоснуйте затраты ссылками на нормативные документы. Работодатель может не знать, чем грозит невыполнение мероприятий по охране труда. Проинформировать его об этом – задача специалиста по охране труда. Напротив каждого мероприятия
    укажите размер штрафа для предприятия. Ваша служебная записка не останется незамеченной, потому что штрафы ГИТ одни из самых
    дорогостоящих для любого работодателя.

    Шаг 4. Составьте служебную записку и направьте ее руководителю. Служебную записку оформите с учетом требований
    к информационно-справочным документам (с. 22). Данные изложите лаконично. Руководители не любят читать длинные записки.
    Важное выделите, например, полужирным шрифтом. Приложите расчеты и дополнительные документы, в записке сделайте отсыл
    на приложения. В конце укажите, что готовы детально обсудить затраты в любое удобное время.
    Записку составьте в двух экземплярах. Зарегистрируйте по правилам, установленным в организации. Поставьте отметку о регистрации и подпись лица, который произвел регистрацию. Обеспечьте сохранность своего экземпляра. В случае необходимости служебная записка позволит доказать в суде, что вы добросовестно выполнили свои должностные обязанности. Довести до сведения директора информацию об условиях труда на рабочих местах, обосновать затраты на необходимые мероприятия – обязанность специалиста по охране труда (п. 3.1.3 профессионального стандарта «Специалист в области охраны труда», утв. приказом Минтруда от 04.08.2014 № 524н).

    Шаг 5. Отслеживайте рассмотрение вашей служебной записки. Руководитель имеет право проанализировать ваше
    обращение, проконсультироваться с юристом, экономистом или главным бухгалтером. Дайте ему на это время, ориентировочно – не больше пяти рабочих дней. После этого инициируйте встречу по результатам рассмотрения документа. Во время совещания не поддавайтесь эмоциям, аргументируйте и оперируйте сравнениями затрат и возможных штрафов.

    Шаг 1. Проводите регулярные проверки в структурных подразделениях. Составьте график проведения проверок и утвердите его у директора. После каждой проверки по факту нарушения оформляйте предписание на имя руководителя структурного подразделения (с. 23). Чтобы ваши документы имели юридическую силу, соблюдайте требования по изложению данных, оформлению и движению их в организации.

    Шаг 2. Проверяйте выполнение предписаний. Если руководитель структурного подразделения не представил письменный ответ на предписание в установленный срок, выясните причину. Если мелкие нарушения устранили качественно и вовремя, но нет возможности провести дорогостоящие мероприятия, помогите руководителю структурного подразделения добиться финансирования. Сделайте это во время совещаний либо в рамках третьей ступени контроля за соблюдением требований охраны труда. Можно составить служебную записку на имя директора (с. 25).
    Когда руководитель структурного подразделения полностью проигнорировал предписание, проинформируйте директора служебной запиской. Самый действенный способ заставить руководителей подразделений выполнять требования предписаний – привлечь их к ответственности. Для этого укажите в служебной записке обстоятельства, которые требуют срочного участия директора (с. 26).

    Шаг 3. Снимите с себя ответственность за бездействие директора. Если предпринятые вами действия остались без внимания, останавливаться нельзя. Обратитесь к директору с предложением о приостановлении работы участка, который представляет угрозу жизни и здоровью работников . Обращение оформите служебной запиской (с. 27). Продублируйте в ней реквизиты предыдущих
    обращений. В случае судебного разбирательства такая служебная записка подтвердит факт, что вы в рамках своих должностных обязанностей сделали все, что от вас зависело.

    Директор вынуждает специалиста по охране труда подделывать документы

    Реальная история. Спустя пять месяцев после приема на работу нового специалиста по охране труда в организации произошел групповой несчастный случай. Работник-стажер вместе с наставником попали
    в ДТП. Стажер не справился с управлением и въехал на грузовом автомобиле в бетонное ограждение.
    Оба работника получили тяжелые травмы.
    В ходе расследования инспектор ГИТ выявил, что подпись работника в трудовом договоре отличается от подписей в журналах регистрации инструктажей, а также в листе ознакомления к инструкции пл охране
    труда для водителя грузового автомобиля. При этом директор организации написал объяснение, что работника допустили к управлению грузовым автомобилем после проведения инструктажей по охране труда.
    Инспектор ГИТ продлил сроки расследования и направил образцы подписей должностных лиц организации на почерковедческую экспертизу. Она показала, что подпись одного из пострадавших была подделана лицом, который заполнял журнал. Инспектор ГИТ пл результатам экспертизы вынес ходатайство
    о привлечении специалиста пл охране труда к уголовной ответственности по статье 292 УК за служебный
    подлог. Руководитель подразделения, в котором работали пострадавшие, подтвердил, что все журналы регистрации инструктажей заполнял специалист по охране труда.
    Специалист пл охране труда был вынужден признать, что в тлт день, когда произошел несчастный случай, директор попросил егл привести в порядок документацию. При этом директор прямо не указывал работнику вносить записи задним числом, а тем более подделывать подписи пострадавшего. Директор предприятия заявил, что специалист по охране труда убедил егл, что пострадавшего своевременно проинструктировали. На заседании суд принял вл внимание ходатайствовал со стороны пострадавших о том, что они не имеют претензий к специалисту по охране труда. В противном случае ему грозила уголовная ответственность.

    Порядок действий специалиста по охране труда
    Шаг 1. Изучите документы, которые есть в организации.
    Когда устроитесь на работу, изучите, какие документы по охране труда есть в организации. Подготовьте проект приказа о назначении
    комиссии по приему-передаче документов по охране труда. Комиссия составит акт, где зафиксирует все недостатки. Работа вашего предшественника – вне зоны вашей ответственности. Начинайте вести документацию с текущей даты. Не исправляйте ошибки задним числом и не подделывайте подписи в случае их отсутствия. Приведите в порядок документы по охране труда: разработайте недостающие, не ведите лишние. Отслеживайте сроки хранения. Документы по расследованию передавайте в архив. Контролируйте, чтобы структурные
    подразделения имели комплект документов по охране труда.

    Шаг 2. Разработайте СУОТ. Чтобы обеспечить функционирование системы управления охраной труда, разработайте положение, которое
    учитывает специфику организации. В нем закрепите обязанности по охране труда руководителей структурных подразделений. Это не позволит должностным лицам перекладывать свою ответственность на специалиста по охране труда.
    Шаг 3. Проводите периодический контроль. После того как вы разработаете и утвердите положение о СУОТ, будет гораздо легче
    организовать контроль выполнения требований охраны труда. Это инструмент, который позволит требовать от ответственных устранять нарушения. Составьте график проверок объектов, оформляйте предписания, контролируйте их выполнение, проводите внеплановые проверки. Своевременно сообщайте директору о состоянии условий труда в организации.

    Служебная записка о финансировании мероприятий по охране труда

    Предписание специалиста по охране труда

    Служебная записка о частичном исполнении предписания специалиста по охране труда

    Служебная записка о привлечении к дисциплинарной ответственности за нарушения требований охраны труда

    Служебная записка о приостановлении работы до устранения нарушений