Как написать служебную записку: примеры и образцы. Служебная записка ректору

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Основания для составления и цели записок

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

  • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
  • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
  • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
  • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
  • необходимо отправить кого-то в командировку;
  • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
  • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
  • Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

    Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:

  • запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  • сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении служебных обязанностей;
  • сообщение о направлении в командировку;
  • предложение о дополнительном премировании;
  • информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
  • Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов. Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.

    Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

    Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

    Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что именно необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.
  • Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

    Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

    На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными.

    Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

    Пример написания служебной записки

    Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

    Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

    Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

    Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

    Образцы служебных записок для разных случаев

    Как написать служебную записку: образец о подтверждении командировки

    Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

    Образец служебной записки о выплате премии

    Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

    Директору
    ООО «Домострой»
    Семину И.Г.

    от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
    Настиной И.А.

    Служебная записка
    05.04.2019 № 4
    г. Санкт-Петербург

    Об увеличении премиального вознаграждения

    Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

    Начальник отдела продаж Настина И.А.

    Образец докладной об отсутствии на рабочем месте

    Нередко служебку пишут в связи с нарушениями дисциплины.

    В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Подробнее о том, как происходит списание ТМЦ, можно прочесть в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакете документов может быть и служебка на списание.

    Образец служебки о необходимости ремонта оборудования

    С помощью докладной сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

    Образец: об отзыве из отпуска

    Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

    Электронные служебные записки. Такое бывает?

    Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

    Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы. Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.

    Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

    Срок хранения служебной записки

    Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

    Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебных записок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения служебных записок, оформленных в электронном виде. Период их обеспечения их обязательной сохранности может быть установлен отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

    Образец служебной записки на возмещение расходов на бензин

    Когда возможна компенсация расходов на такси сотруднику?

    В данной статье описываются правила составления служебной записки по оплате такси, а также перечисляются случаи, когда использование наемного транспорта является правомочным для работника. Отдельно описывается порядок действий по выплате сотруднику компенсации, а также указываются причины отказа в ней.

    Когда необходимо взять такси работнику

    В случае, когда работнику необходимо воспользоваться такси по служебной необходимости, он имеет право на получение денежного возмещения расходов по оплате проезда. Наличие у работника автомобиля не обязывает его использовать личный транспорт в служебных целях (исключая случаи, специально оговоренные в трудовом договоре или при найме на работу).

    Руководство не может заставить работника выполнять трудовые обязанности с использованием личного транспорта. Следовательно, при возникновении необходимости работник может воспользоваться услугами такси, впоследствии запросив компенсацию. Выплата производится после подачи служебной записки. В некоторых организациях излишняя бюрократия не требуется, и сотруднику возмещают расходы по его устному заявлению. Однако по правилам ведения документации даже самые незначительные траты должны быть протоколированы.

    Если использование общественного транспорта неприемлемо, сотрудник вызывает такси, составляя служебную записку постфактум. Наиболее частыми случаями использования службы такси являются:

  • Трансфер до аэропорта или вокзала (или до места проживания по прибытию в пункт назначения) по служебной необходимости
  • Срочный вызов на рабочее место, не предусмотренный производственным расписанием и не обусловленный виной сотрудника
  • Транспортировка важной документации или вещей, принадлежащих компании
  • Невозможность воспользоваться иными средствами передвижения
  • Необходимость поддержания реноме компании при проведении деловых встреч и/или переговоров
  • Ненадежность местного транспорта
  • Срочный характер служебного поручения
  • Как составляется служебная записка при компенсации расходов на такси сотруднику

    • Помимо стандартной шапки, содержащей ФИО и должность вышестоящего служащего, на чье имя составляется записка, название предприятия, ФИО и должность работника, в документе кратко описываются обстоятельства, повлекшие за собой несанкционированные расходы.
    • Ставиться дата, записка заверяется подписью составителя.
    • При наличии подтверждающего документа, в записке указывается его вид.
    • Скачать пример СЗ можно здесь.

      Служебная записка на оплату такси в командировке (образец)

      Обоснование взятия машины

      Для составления служебной записки необходимо грамотно сформулировать цель поездки и указать причины, побудившие работника пренебречь иными способами проезда. Нелишним будет указать возможные негативные последствия при решении не пользоваться услугами такси. Цель поездки должна быть сформулирована кратко и емко.

      Необходимые сведения и документы

      В служебную записку включается название службы такси, их телефон, время подачи автомобиля, маршрут следования, промежуточные остановки, при их наличии. При длительной поездке и необходимости дозаправки машины прилагаются документы с заправки (чек или счет-фактура с указанием количества залитого бензина), километраж поездки и предполагаемый расход бензина.

      Таксист обязан выдать чек с номером машины, личными данными водителя, суммой, которая требовалась к оплате с перечислением оказанных услуг, как основных, так и дополнительных. Если разрешение на использование такси было предоставлено руководителем заранее, следует приложить его к записке.

      Инструкция по составлению

      1. Указать цель поездки
      2. Указать необходимость поездки
      3. Указать потраченную сумму
      4. Описать произведенные траты
      5. Детализировать произведенный заказ
      6. Описать маршрут
      7. Перечислить подтверждающие документы, приложенные к служебной записке.

      Служебная записка заполняется на имя руководителя или лица, ответственного за производство денежных выплат сотрудникам. Далее секретарем проставляется порядковый номер, записка визируется и отправляется на рассмотрение. При оценке причин, побудивших работника воспользоваться услугами такси, возможно разрешение руководством выплаты компенсации или отказ в возмещении денежных средств.

      После разрешения руководителем производства выплат, записка с соответствующей резолюцией отправляется в бухгалтерию, где и производится начисление денежной компенсации. Бухгалтер определяет правильность оформления записки и подтверждающих финансовых документов.

      Для получения компенсации сотрудник заполняет авансовый отчет, выданный ему работником бухгалтерии, где перечисляет состоявшиеся траты. Работодатель в форме письменного приказа разрешает произведение выплат. Бухгалтер производит выплату по согласованию с сотрудником:

      • в виде дополнительного начисления к ежемесячной заработной плате
      • отдельным платежом.
      • Отказ в компенсации потраченных средств может случиться, если руководитель считает, что сотрудник превысил должностные полномочия.

      • Если у работника отсутствовала насущная необходимость в вызове такси, имелся временной запас и возможность воспользоваться общественным транспортом без ущерба для интересов компании, руководитель вправе отказать сотруднику в компенсации.
      • Также отказ правомочен при неоправданно длинном маршруте следования, наличии промежуточных остановок, не являющихся необходимыми (по мнению руководства).
      • При наличии доплат за сервис вызова такси, возникших по вине сотрудника, руководство не обязано производить компенсацию. Так, если водитель такси добавил к счету оплату за длительное время ожидания, корректировку маршрута клиентом в сторону более длинного, нарушение клиентом правил компании по перевозкам, компенсация со стороны руководителя не будет санкционирована.
      • Отказано в выплате будет, если наряду со служебными делам, сотрудник пользовался такси по личным нуждам. В этом случае руководитель может вынести сотруднику выговор, не компенсировав расходы.
      • Нужно ли начислять страховые взносы на компенсацию проезда работникам, смотрите в этом видео:

        Для многих возникает вопрос, как правильно составить служебную записку о направлении в командировку. Дело в том, что унифицированной строго определенной формы данного уведомления не имеется. Трудовой кодекс РФ практически никак не регулирует те аспекты, которые связаны с его использованием.

        Чаще всего служебная записка о продлении командировки составляется самим командированным и направляется руководителю. Далее последний издает соответствующий приказ о продлении, прилагая к нему полученный образец уведомления.

        Соответственно правила составления и функционирования обычно регламентируются внутри компании. В этом случае необходимо придерживаться установленного порядка. Если же такового не имеется, можно обратиться к общим положениям в оформлении.

      • название документа, полное название компании, а также имя руководителя;
      • указывается полное имя командированного сотрудника, его должность и подразделение, в котором он работает;
      • предписывается место назначения, а также длительность периода пребывания;
      • приводится список приложений, если они имеются;
      • проставляется дата составления и подпись составителя.
      • в случае, если порядок компании не регламентирует иное, служебная записка о направлении в командировку пишется на имя руководителя компании или организации;
      • необходимо точное указание временных рамок — это обусловлено тем, что суточные расходы начисляются согласно указанным данным;
      • если рассчитывается поездка на личном транспорте, требуется указывать его данные;
      • для упрощения системы можно указать также и назначение направления, а также принимающее лицо или организацию.

        Командировочные расходы оплачиваются работодателем. Однако в некоторых вопросах может потребоваться представить своеобразную докладную о затратах. Чаще всего это касается личного транспорта и затратах на топливо. Нередко возникают ситуации, когда работнику приходится из собственных средств оплатить часть расходов.

        Центр юридической помощи Оказываем бесплатную юридическую помощь населению

        При оформлении образца данного уведомления необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

        Служебная записка об отмене командировки также составляется для издания соответствующего приказа. В ней обязательно указываются причины, по которым указанная поездка не может состояться. Во многом они схожи с теми основаниями, по которым продлевается период назначения.

        Уведомление о продлении командировки является неотъемлемой частью для оформления аналогичного приказа. В зависимости от основания, она может подаваться как командированным работником, так и отделом внутри компании.

        Одним из основных документов, который используется внутри компании, является служебная записка. Ее назначение — предоставление информации. Такие уведомления используются для официальной связи между отделами или между работником и работодателем. Они также служат основанием для издания соответствующих приказов. В этом случае такой образец документации становится основным приложением и хранится вместе со всеми установленный период времени.

        Главным аспектом такого образца становится именно причина, по которому командировочный период необходимо продлить. Ею может служить одно из следующих оснований:

        Для того, чтобы написать такое уведомление, необходимо придерживаться общих правил:

        Служебная записка на возмещение расходов бензин образец

        Законодательство не регламентирует применение личной собственности в служебных целях и не требует заполнения соответствующей документации. Суды не настаивают на составлении путёвки лицом, которое не является водителем.

        Возмещение расходов директором Для возмещения затрат работнику за служебное использование имущества директор предприятия издает приказ на основании соглашения. Вопросы суммы выплат следует устанавливать согласно Постановлению Правительства (норма за легковой автомобиль по данному положению ОД до 2 л – 2,4 тыс. рублей, свыше – 3 тыс. руб.). Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2016 Существует несколько видов соглашений, которые могут заключать работник и руководитель:

        Смотрите также видео, как оформлять компенсацию работникам проезда на транспорте Сопроводительные документы К служебной записке до ее одобрения и впоследствии должны прилагаться сопроводительные документы.

        Однако письма Минфина на эту тему неоднозначны. Тем, кто не желает использовать такую форму отчётности вполне реально доказать свою правоту в спорах с ФНС. А если отвечать на лишние вопросы инспекторов не хочется, то придётся документально подтверждать служебный характер разъездов.

        Также учитывается время при выяснении причин использования такси, то есть его было достаточно, чтобы воспользоваться общественным транспортом и не было никакой необходимости в спешке. Неоправданность расходов может выясниться при расчете маршрута, которым следовал сотрудник на такси. Если маршрут был длиннее или имел беспричинные остановки и ожидание, к примеру, а оснований для этого нет. Иными словами, при поездке работник предприятия разрешал какие-то личные задачи, а не производственные. В случае, если расходы денежных средств, которые понес сотрудник, оказываются неоправданными, руководитель имеет право на удержание из его заработной платы или сделать выговор означенному работнику.

        Во-первых, это может быть надуманная необходимость в такой поездке. Например, добраться в нужное место можно было с помощью общественного транспорта или пешком.

        К тому же с таких выплат не взимается НДФЛ. Обоснование необходимости Нормативными актами установлено, что если служащий привлекает свой автомобиль в рабочий процесс с согласия руководства, то возникающие в этом случае затраты на топливо должны быть восполнены. Объём компенсации оговаривается внутренними документами компании.

        Кому положено Покрытие расходов на приобретение бензина, дизельного топлива, масел и других материалов предоставляется владельцу или лицу, имеющему полномочия на вождение либо распоряжение автомобилем.

        Есть множество нюансов при использовании такси в служебных целях. Рассмотрим их подробнее. Поездка на такси. Необходимость или излишество? Не всегда фирма способна предоставить служебную машину для своих сотрудников, это обычная практика.

        Организации следует издать нормативный акт, предусматривающий такую возможность.

        полагается возмещение, не превышающее полторы тысячи рублей в месяц.

        Тоже самое можно сказать о личном транспорте работников, он не всегда наличествует. Однако поездки по служебным делам зачастую необходимы.

        презентация на тему субкультура эмо Кроме того, объясняются правила и приводятся образцы оформления этих. Как правило, записка – это внутренний документ.

        Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке но по сути почти то же самое. Я в своей жизни образец записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. – ведущий специалист 3.

        Использование личного имущества работников в служебных целях — достаточно распространенное явление в настоящее время. В связи с производственной необходимостью работодатель может использовать автотранспортные средства, оргтехнику, мобильные телефоны, мебель, инструменты и другое имущество, принадлежащее работникам предприятия, в предпринимательской деятельно­сти. Наиболее сложным с точки зрения правового регулирования, а также наличия различных особенностей отражения в бухгалтерском и налоговом учете, в т.

        Нередко при решении производственных вопросов возникает необходимость передать информацию руководству. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение обстоятельств, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

        Служебная записка – документ информационно-справочного характера, используемый для осуществления деловой переписки внутри компании. В деловой практике эта форма используется достаточно часто, однако в ОКУД, как самостоятельный документ, она отсутствует. Для того чтобы оформление документации велось однотипно, рекомендуется оформлять бланк на основании требований ГОСТ 6.30-2003 УСД УСОРД, которым регламентирована форма и образец заполнения служебной записки.

        Как написать (образец)? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Как правильно написать служебную записку. Образцы служебной. Скачать бесплатно образцы и бланки документов. 28 июл 2008. Не каждое предприятие может позволить себе служебный легковой автомобиль. в услугах такси работник может оформить служебную записку на имя.

        Как написать служебную записку (образец )? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством. Образец мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать.

        сотрудники,которым будем выплачиваться эта компенсация,должны принести в бухгалтерию копию транспортного средства НА СВОЁ ИМЯ, заверенную нотариально.

        Работники организации использовали в служебных целях личный транспорт. Компания выплачивала им компенсации, которые относила на расходы. Инспекция сочла это неправомерным в связи с непредставлением налогоплательщиком путевых листов и доначислила ему налог на прибыль.

        Образец служебная записка на амортизацию автомобиля

        Суд, поддержав организацию, указал, что выписывать путевые листы сотруднику, использующему личный автомобиль в служебных целях, налогоплательщик не обязан.

        Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем.

        При этом нужно грамотно изложить факты и правильно оформить документ. Составление докладных записок очень часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта подобной переписки.

        Как написать записку (образец )? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности.

        Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела.

        Заметим, что компания вправе сама решить, как внести изменения в положение: можно утвердить новый документ или внести изменения в действующий.

        Безусловно, можно воспользоваться общественным транспортом, однако, это порой неуместно, так как могут перевозится имущество организации или какие-то важные документы.

        Однако поездки по служебным делам зачастую необходимы.

        Порядок возмещения таких расходов при направлении работников в командировку в пределах Украины имеет свои особенности, подробно о которых расскажем в этой статье.

        Частью первой ст. 121 КЗоТ установлено: работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со командировками. К таким расходам относятся суточные, стоимость проезда до места назначения и обратно, расходы на наем жилого помещения и прочие расходы.

        Тем не менее довольно часто приходится выезжать по служебным делам, для этого потребуется оформленная записка.

        А как быть, если менеджеру необходимо добраться к месту встречи с представителями делового партнера, если бухгалтер спешит в банк, если командированный работник торопится в аэропорт, а служебной машины нет или она занята? Вариантов может быть несколько: работник может воспользоваться услугами такси или отправиться на выполнение служебного поручения на собственном автомобиле.

        Служебная записка на возмещение расходов на такси образец

        168.1 ТК РФ ). На практике нередко служебное задание вне офиса выполняют и другие сотрудники, работа которых не носит разъездной характер, будем называть их неразъездные работники.

        Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое). Как правило, служебная записка – это внутренний документ.

        Казалось бы, мелочь, однако эта мелкая деталь подлежит учету, должна быть правильно оформлена. Есть множество нюансов при использовании такси в служебных целях. Рассмотрим их подробнее. Не всегда фирма способна предоставить служебную машину для своих сотрудников, это обычная практика. Тоже самое можно сказать о личном транспорте работников, он не всегда наличествует.

        Так, в состав «командировочного» документооборота входят следующие формы 6:

        Расходы на содержание автомобиля организация также учитывает в составе прочих расходов 24.

        6) утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1

        Как разъясняют специалисты финансового ведомства, чтобы получить такую компенсацию, работник должен представить в бухгалтерию компании копию технического паспорта личного авто, заверенную в установленном порядке, при этом компенсация может быть выплачена также работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля 5.

        Первый вариант предполагает, что помимо предоставления авто в аренду работник оказывает организации услуги по управлению и технической эксплуатации 19. Причем он должен обеспечивать нормальную и безопасную эксплуатацию транспортного средства. Поскольку договор аренды с экипажем фактически содержит 2 вида соглашения — договор аренды и договор на оказание услуг, вознаграждение, выплачиваемое работнику, следует разделить на 2 части: собственно арендную плату и вознаграждение за оказание услуг по управлению автомобилем.

        1) утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749

        При согласии организации на то, что работник поедет в командировку на собственном автомобиле, работодателю нужно издать приказ, в котором будет указана сумма компенсации за использование собственного авто работника в служебной поездке.

        Что касается начисления страховых взносов на обязательные виды социального страхования, то такая компенсация не должна облагаться страховыми взносами как выплата, связанная с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей 14. В то же время из указанной нормы прямо не вытекает, в каком размере данные суммы выводятся из-под обложения страховыми взносами, в силу чего контролирующие органы могут использовать подход, аналогичный применяемому при обложении налогом на доходы физических лиц. По разъяснениям Минздравсоцразвития России, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со статьей 188 ТК РФ 15.

        12) постановления Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06, ФАС Западно-Сибирского округа от 19.03.2008 по делу № Ф04-2044/2008(2440-А46-34), Поволжского округа от 19.08.2008 по делу № А06-6865/07, Уральского округа от 18.03.2008 по делу № Ф09-511/08-С2, Северо-Западного округа от 23.01.2006 по делу № А26-6101/2005-210

        Работнику, использующему с согласия или ведома работодателя и в его интересах личное имущество, выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

        Едем в командировку на личном автомобиле

        15) письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19

        Согласно статье 606 ГК РФ по договору аренды арендодатель (работник) обязуется предоставить арендатору (организации) автомобиль за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

        Вят ГУ внесены изменения. Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства. Служебная записка о повышении в должности образецлица с переводом, заверенным кафедрой. Вышеуказанным Постановлением отменена необходимость оформления ранее обязательных документов, а именно командировочного удостоверения и служебного задания. В случае командирования из средств НИУ «Совершенствование кадрового состава и повышение профессионального уровня работников университета» Программы развития МЭИ к служебной записке прилагаются дополнительно 1.

        Шаблон служебной записки. Чтобы составить «служебку», можно использовать специальный бланк, в котором останется заполнить необходимые графы. Скачать образец документа. Служебная записка о повышении в должности: образец. Прошу перевести меня на должность главного экономиста в связи с вакантным деятельности, сведения о повышении профессионального уровня. Служебная записка о повышении заработной платы — общие правила и Должность, фамилия, имя и отчество сотрудника, составляющего заявление. Переводными у нас занимается ОТиЗ и служебных записок на повышение окладов мы не видим, и поскольку Вы всего лишь кадровый делепроизводитель- попросите в ОТИЗ посмотреть как образец. Видимо, для повышения эффективности деятельности сотруднику рекомендуется попытаться понять и разобраться, как организован рабочий процесс в компании. Иванов Иван Павлович является сотрудником ООО ‘Резерв’ с 2000 года, работает в должности инженера.

        Образец служебной записки на командировку с личным транспортом

        Служебные записки на повышение в должности образец.

        Контактные телефоны командируемого сотрудника каф., мобил. К служебной записке прилагается ПРИГЛАШЕНИЕ и ПЕРЕВОД приглашения на русский язык с подписью командируемого лица, а в случае оформления через внешнюю организацию – КОПИЯ ДОГОВОРА с МЭИ с указанием статей расходов и общей перечисляемой суммы. Образец служебной записки о командировании за границу Начальнику ОМС Служебная записка Прошу оформить приказ о командировании сотрудника — ФИО полностью, должность, подразделение кафедра, институт куда – страна, город, организация название организации — на русском и иностранном языках, цель поездки, сроки с . Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные — от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения. В случае нахождения сотрудника в отпуске на период командировки ОБЯЗАТЕЛЬНО оформляется в управлении кадров ОТЗЫВ ИЗ ОТПУСКА. Обращаем Ваше внимание, что в трудовые договоры на педагогическую работу, а также в соглашения о внесении изменений в трудовые договоры в части педагогической работы внесены изменения и для оформления договоров на педагогическую работу на 2. Примеры трудовых договор.

        Российской Федерации ИНН при наличии; — документы, свидетельствующие об инвалидности, ограничении трудоспособности; — документы, подтверждающие изменение фамилии свидетельство о браке, справка из ЗАГСа; — копия трудовой книжки, заверенная по основному месту работы только для совместителей; — 2 фотографии 3х. С учетом изложенного, с 2.

        Служебная записка о повышении в должности образец Дата, подпись руководителя подразделения или зав. В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т. Как написать докладную записку По своей сути и форме докладная записка напоминает служебную записку. Документы, оформленные с нарушением вышеизложенного порядка, к оплате приниматься не будут.

        И.; 2. Копия программы повышения квалификации на бланке принимающей иностранной организации и подписью отв. Для оформления выезда в командировку на сотрудника, направляемого в командировку, в отдел кадров должны быть представлены следующие документы К указанным документам должны быть приложены письма, приглашения, иные документы, обосновывающие целесообразность и необходимость поездки сотрудника в командировку. Образец служебной записки о командировании за границу. Копия программы повышения квалификации на бланке принимающей иностранной. Как написать докладную записку; Образцы и примеры докладной записки.

        НДФЛ; — документы, свидетельствующие об инвалидности, ограничении трудоспособности; документы, дающие право на получение стандартных налоговых вычетов медицинское заключение, программа реабилитации инвалида, свидетельство о рождении ребенка и т. Все заключения должны быть оформлены в 2- х экземплярах и утверждены председателем КЭК, один экземпляр хранится в экспертной комиссии, второй – у секретаря КЭК.

        После согласования и подписания документов ректором все документы приказ, служебная записка, заявление на командировочные расходы, иные документы, обосновывающие необходимость командирования сотрудника сотрудником отдела кадров передаются в ФЭУ для перечисления аванса на командировочные расходы. Бланки документов для оформления служебных командировок Порядок оформления документов для служебных командировок Постановлением Правительства РФ от года . Цель написания докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. Служебные записки визируются проректором по науке и инновациям. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации в порядке прямого подчинения, внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции. На служебной записке должна быть виза секретаря КЭК о том, что на материалы доклады, лекции, презентации, вывозимые за границу, оформлено экспертное заключение, а на выставочные экспонаты и отчеты НИР, вывозимые за границу, имеется заключение идентификационной экспертизы.

        Приказ по МЭИ за подписью Маслова С. Лицам, претендующим на должности профессорско- преподавательского состава необходимо дополнительно представить следующие документы — личный листок по учету кадров; — автобиография; — материалы выборов, избрания по конкурсу, за исключением случаев, когда работник поступает на работу на условиях совместительства или для педагогической учебной работы на условиях почасовой оплаты труда; — полный список научных и методических трудов, заверенный по прежнему месту работы или ученым секретарем университета; — документы об окончании аспирантуры докторантуры — справку о наличии отсутствии судимости и или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно- правовому регулированию в сфере внутренних дел. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 2. ЦН от г. 1- 2. 03 — документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; в бухгалтерию ауд.

        По своей сути и форме докладная записка напоминает служебную записку. Нормативные документы Образцы актов, служебных записок и заявлений. Трудовые договоры с лицами, занимающими должности. Бланки служебных, докладных записок, протоколов. В бюллетень для тайного голосования на должность. Повышение квалификации преподавателями кафедры за 5 лет кто, когда.

        Образец докладной записки. Служебная записка о повышении в должности образец: Оценка: 9.

        Если вас интересует, как правильно писать такой акт, то следуйте вышеописанном алгоритму. Однако при невыполнении должностных обязательств, есть несколько особенностей, в соответствии с которыми пишется этот документ. Так что при нарушениях в работе о стороны сотрудника в заголовке ставится запись «О невыполнении должностных обязанностей». Далее максимально подробно описывается ситуация и предложение по наказанию(выговор, штраф, увольнение).

        Вышестоящий руководитель подразделения или отдела рассматривает докладные и составляет приказы и положения. Важным основанием для принятия решения являются объяснительные. Если хотя бы один деловой документ пишется по ненадлежащему формату, то это причина для того, чтобы вопрос откладывался.

        Если следовать примеру и образцу написания, то в шапке записывается, кому именно она адресована. Далее идет наименования (в данном случае два слова — «Служебная записка»). Дата составления и номер — два следующих обязательных поля. В заголовке к тексту говорится о предмете такого рапорта. В тексте описывается ситуация и делаются по ней выводы. В конце ставится подпись, а также должность составителя.

        Так как в командировке зачастую присутствуют затраты, то все они должны возмещены. Поэтому сотрудник, который побывал там, должен написать акт с точным описанием всех затрат, которые были им сделаны. Особенно важно это, если вы ездили в нее на личном автомобиле. Заполнять его нужно строго по законодательству.

        Повышение заработного оклада в таком случае — обязательство директора.

        Но есть и много других случаев. Например, на приобретение материалов, принтера материальных ценностей канцтоваров и других расходных товаров, на изменение сменного графика, на увольнение из МВД или машиниста по собственному желанию, о введении новой штатной единицы, на премию, об отсутствии на рабочем месте, на списание средств на покупку оборудования или на ремонт помещения, о переводе на другую должность, на выдачу денег подотчет, на обучение, о просьбе выполнения поручения, о штрафе сотрудника, невыполняющего свои обязанности.

        Оспорить наказание, связанное с должностными обязанностями вправе каждый сотрудник. Однако, чтобы доказать необоснованность обвинений, важно грамотно подойти к данному вопросу. Получить всю необходимую информацию можно у правоведа из вашего города. Детали тут:

        В таком документе, адресованном на начальника, пишутся слова «довожу до вашего сведения» (упоминаются достижения и заслуги работника). В ней речь идет о поощрении работника.

        Как написать правильно служебную записку — образец

        Руководство в таком виде дает задание по ситуации. Составлять конкретные акты необходимо по правилам, после чего следует их исполнение. Именно такая система должна работать в каждом локальном подразделении.

        Что такое служебная записка и когда она составляется? В случае того, если сотрудник не выполняет свои обязанности или делает это очень хорошо составляется служебная записка. В ней главным образом указывается должности и ФИО работника, а также вид наказания или поощрения.

        Чтобы правильно оформить такие документы, согласно требованиям и правилам ТК РФ (Трудовой кодекс), его нужно скачать. Все основные документы во всех случаях вносятся в журнал регистрации. Как вы поняли писаться они должны по ГОСТу и их есть несколько видов.

        Например, директор издания обязательно должен совершать оформление дисциплинарного денежного поощрения, если сотрудники ведут удачную переписку с клиентами.

        Заявление сотрудника с просьбой возместить расходы

        В законодательстве нет запрета на приобретение сотрудниками товаров, работ, услуг, предназначенных для компании, с последующим возмещением им понесенных расходов. Но поскольку предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно. Чтобы возместить сотруднику расходы, достаточно его письменного заявления или служебной записки с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

        Как документ влияет на налоги

        Документ необходим, чтобы налоговики не посчитали такую компенсацию доходами работника, с которых нужно заплатить НДФЛ. А также не смогли найти повод предъявить претензии к признанию выплаченной компенсации в составе расходов при расчете налога на прибыль.

        При возмещении сотруднику расходов, которые он понес за свой счет в интересах и с согласия компании, доходов у работника, а значит и объекта налогообложения по НДФЛ, не возникает (ст. 209 НК РФ). Равно как и базы по страховым взносам, в том числе взносам на травматизм. Ведь компенсация незапланированных затрат не относится к выплатам в рамках трудовых отношений (ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

        В каком виде составляется

        Унифицированной формы заявления о возмещении расходов нет, поэтому сотрудник может его составить в произвольном виде.

        Что обязательно должно быть в документе

        Чтобы убедить налоговиков в том, что возмещенные расходы сотрудник понес в интересах компании и они не являются его доходом, в заявлении стоит детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы. При подобном оформлении документа проблем с признанием таких выплат в налоговом учете возникнуть не должно.

        К заявлению также необходимо приложить документы, подтверждающие понесенные расходы.

        Как правильно оформить компенсацию за использование личного автомобиля

        Работаем по УСН. Объект н/о -доходы. Как правильно оформить компенсацию за использование личного автомобиля сотруднику, если выезды не систематические. Раза 3-4 в месяц сотрудник выезжает в Ленинградскую область для оказания консультационной и практической помощи. Чаще поездки бывают на целый день. Какие д.б. подтверждающие документы? Как организовать бухучет?

        1. Вариант с оформлением командировки, действия: размер компенсации за использование и порядок определите самостоятельно, издайте приказ. Так же компенсируйте расходы на топливо, эксплуатацию и т.д. на основании представленных оправдательных документов. Составляйте путевые листы.

        Оправдательные документы и служебную записку прикладывайте к авансовому отчету и на основании его начисляйте компенсацию

        2. Вариант без оформления командировки, действия: включите сотрудника в список с разъездным характером работ. Определите размер компенсации, начисляйте ее ежемесячно.

        1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении расходы на проезд в командировку на автомобиле

        Сотрудник может выехать в командировку как на личном, так и на служебном автомобиле. В любом случае организация обязана возместить ему все затраты, связанные с поездкой (ст. 168 ТК РФ).

        Проезд на личном автомобиле

        При поездках в командировку за использование личного автомобиля в служебных целях сотруднику положена компенсация, предусмотренная статьей 188 Трудового кодекса РФ. Размеры такой компенсации организация определяет самостоятельно.

        Сотрудник, который был в командировке на личном транспорте – легковом автомобиле или мотоцикле, – должен сдать в бухгалтерию служебную записку. Таково требование пункта 7положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.*

        При этом в данном постановлении не конкретизировано содержание служебной записки. В официальном документе сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

        Не перегружайте записку лишними сведениями. Ведь это не тот документ, который подтверждает использование автомобиля.

        В то же время служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих расходов. А значит, должна содержать обязательные для первичного документа реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название организации, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения – количество дней поездки, подпись сотрудника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

        По возвращении из командировки сотрудник сдает работодателю служебную записку. К ней он прикладывает оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Например, путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.* Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденногопостановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

        Личный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы

        Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника не облагается:

        – НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
        – взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
        – взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

        Проезд на служебном автомобиле

        При оплате расходов по командировке на служебном автомобиле организация может компенсировать следующие затраты:

      • на приобретение ГСМ;
      • связанные с эксплуатацией и обслуживанием автомобиля во время командировки (например, стоимость парковки, ремонт в пути и т. п.).*
      • Порядок проезда в командировку на служебном транспорте действующим законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель может прописать специальные правила для такой ситуации в локальном нормативном акте, изданном в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса РФ (например, в Положении о командировках). Правильность данного подхода подтверждает Роструд в письме от 10 апреля 2015 г. № 831-6-1.

        Все факты хозяйственной жизни (в т. ч. и расходы на проезд) должны быть подтверждены первичными документами (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 252 НК РФ). К ним относятся:

      • кассовые и (или) товарные чеки;
      • талоны на бензин;
      • слипы (если бензин оплачивался топливной картой);
      • квитанции, выданные на автостоянках;
      • счета автомастерских и т. д.
      • Документы, подтверждающие расходы на проезд, сотрудник должен приложить к авансовому отчету.

        Пробег автомобиля во время командировки подтверждают путевые листы. Путевые листы составьте:
        – либо по унифицированным формам;
        – либо по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным руководителем организации.*

        Такой вывод следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

        Для путевых листов предусмотрены следующие унифицированные формы:

      • № 3 для легкового автомобиля;
      • № 3 спец для спецтранспорта;
      • № 4 для легкового такси;
      • № 4-С или № 4-П для грузового автомобиля;
      • № 6 спец для автобуса (кроме маршрутного).
      • Выдачу путевых листов водителям и их поступление в бухгалтерию отразите в журнале учета движения путевых листов (либо по самостоятельно разработанной форме, либо по форме № 8, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

        В бухучете поступление и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите на субсчете 10-3 «Топливо» (Инструкция к плану счетов).*

        В зависимости от цели командировки покупку и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите записями:

        Дебет 10-3 Кредит 71
        – оприходован бензин, приобретенный в командировке (на основании приходных документов);

        Дебет 20 (25, 26, 44. ) Кредит 10-3
        – списана стоимость топлива, израсходованного в командировке (на основании путевого листа).

        Остальные расходы спишите проводкой:

        Дебет 20 (25, 26, 44. ) Кредит 71
        – списаны расходы по эксплуатации и обслуживанию служебного автомобиля в командировке.

        Пример отражения в бухучете расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле

        Генеральный директор ООО «Альфа» А.В. Львов с 17 по 19 января находился в командировке в г. Твери. Цель командировки – переговоры с деловыми партнерами. В командировку Львов выезжал на служебном автомобиле.

        Авансовый отчет утвержден 21 января. К нему приложены документы, подтверждающие расходы на проезд:

      • чеки АЗС на приобретение бензина – на общую сумму 1000 руб. (НДС не выделен);
      • чеки платной автостоянки – на общую сумму 150 руб. (НДС не выделен).

      Стоимость бензина, израсходованного за период командировки, составляет 860 руб.

      Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи:

      Дебет 10-3 Кредит 71
      – 1000 руб. – оприходован бензин, приобретенный в командировке;

      Дебет 26 Кредит 10-3
      – 860 руб. – списана стоимость бензина, израсходованного в командировке;

      Дебет 26 Кредит 71
      – 150 руб. – отражена оплата услуг автостоянки.

      2. Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

      Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

      Кому положена компенсация

      Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

      Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).*

      Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пунктетрудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

      Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

      При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

      Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

      Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

      Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

      Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказеруководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

      Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

      Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

    • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
    • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).*
    • Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобилясотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

      По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

      Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудникаявляется приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личногоавтомобиля, заверенную в установленном порядке.

      При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобилядля служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

    • не удерживать НДФЛ с суммы компенсации;
    • учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога на упрощенке.
    • Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

      Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

    • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездоксотрудника;
    • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
    • обосновывающие расчет суммы компенсации;
    • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.
    • Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспортаавтомобиля, должностные инструкции сотрудников).

      Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

      В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

      В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

      Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 73
      – начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

      Смотрите еще:  Субсидия на приобретение сельхозтехники. Субсидия на приобретение сельхозтехники