Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации. Основа делопроизводства приказ

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

Как правильно организовать документооборот

Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.

Что такое документооборот

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

  • общий — в части деятельности предприятия в целом;
  • кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
  • секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
  • электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.
  • Делопроизводство и документооборот 2019 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления). Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг. Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

    В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

  • внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
  • входящие (присланные из внешних структур);
  • исходящие (отправляемые во внешние структуры).
  • По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

    Журнал нужно сшить и пронумеровать.

    В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

    Этапы работы по делопроизводству

    Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2019 № 44. Это можно взять за основу.

    Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

    1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

  • проверка факта правильной доставки до адресата;
  • проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
  • вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
  • проверка целостности входящих, в том числе приложений;
  • уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
  • отметка с присвоением входящего номера.
  • Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.

    2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

  • можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
  • осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).
  • В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

  • руководителя учреждения;
  • заместителя руководителя;
  • начальников подразделений и их сотрудников.
  • Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

    3. Рассмотрение руководителем:

  • производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
  • наложение резолюции.
  • По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

    4. Обработка, выполнение резолюции.

    5. Формирование ответов.

    6. Контроль исполнения.

    Работа с исходящими включает перечень действий:

  • разрабатываются проекты, оформляются;
  • визируются заинтересованными сотрудниками;
  • проверяются на предмет правильности оформления;
  • регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
  • передаются на отправку;
  • контролируется исполнение.
  • Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.

    Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

    • подготовки проекта;
    • согласования с заинтересованными сотрудниками;
    • направления на проверку правильности формирования;
    • передачи руководителю для подписания;
    • регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
    • формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.
    • Работа с протоколами включает:

    • формирование текста;
    • регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
    • хранение подлинников в делах по месту регистрации;
    • контроль исполнения;
    • направление копий в адрес заинтересованных лиц.
    • В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.

      ГОСТы по делопроизводству

      Госты по делопроизводству 2019 года устанавливают перечень понятий делопроизводства с их расшифровкой. Делопроизводство-2019, новые требования по которому устанавливают ГОСТ Р 7.0.97-2016 (начал действовать с 01.07.2019), ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело») осуществляется с соблюдением требований, установленных этими документами.

      ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет перечень понятий, которые рекомендовано применять для всех видов документов, например:

    • делопроизводство — деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов учреждения;
    • официальный документ — созданный учреждением, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
    • Пришедший на смену ГОСТу Р 6.30-2003 новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит ряд новшеств. Учреждение самостоятельно решает, оформлять ли приказ, утверждающий такие акты, как инструкция по делопроизводству 2019 в государственных учреждениях, инструкция по кадровому делопроизводству, по новому ГОСТу.

      Расскажем об изменениях ГОСТа:

    • Список реквизитов обновился. В ГОСТе теперь отсутствует реквизит «идентификатор электронной копии документа». Появились:
      • реквизит наименования подразделения, разработавшего документ, вынесено отдельной строкой;
      • реквизит грифа ограничения доступа;
      • реквизит отметки об электронной подписи.
      • Уточнены требования к оформлению. Разъяснены положения по:
        • нумерации страниц;
        • использованию шрифта;
        • отступам и межстрочным интервалам;
        • возможности оформления документов на обеих сторонах листа;
        • простановке печати, которая не должна затрагивать подпись.
        • ГОСТ уточняет требования к заверению копий. Если ее нужно направить во внешнюю организацию, в ряду реквизитов указывается слово «Верно», сведения о заверившем копию (должность, подпись и расшифровка), строчкой ниже — дата заверения и информация о месте хранения подлинника с печатью компании.
        • Раздел «Бланки» дополнен форматом А6, определены правила применения двуязычных бланков.
        • В раздел с приложениями включены образцы титульного листа, бланка подразделения, письма на двух языках, приведены реквизиты для их оформления..
        • Обновление ГОСТа влечет за собой рассмотрение вопроса о разработке новой редакции некоторых документов, таких как инструкция по делопроизводству 2019 (в муниципальных учреждениях, других организациях.

          Образец типовой инструкции по делопроизводству

          Типовая инструкция по делопроизводству 2019 года утверждена Приказом Росархива от 11.04.2019 № 44. Она поможет усовершенствовать организацию делопроизводства в учреждении и повысить эффективность деятельности в целом через единообразные подходы к формированию (в том числе с применением бланков учреждения) бумаг и контролю их выполнения.

          Положения инструкции действуют в отношении распорядительных документов, издаваемых организациями любых форм. Подробно разъяснены применяемые реквизиты. Отдельный раздел в документе посвящен изданию локальных актов организации. В инструкции можно найти образец положения о документообороте в организации 2019. Образец оформления приказа по ГОСТу 2019 года с учетом требований инструкции можно скачать здесь.

          Основы делопроизводства и документооборота для новичков

          Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

          Делопроизводство может быть:

        • общим – касающимся основной деятельности компании,
        • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
        • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
        • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.
        • Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

          Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

          Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

          Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

          Виды документов в организации

          Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

          Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

          Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

          Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

          Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

          Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

          В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

          Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

          Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

          Положение о документообороте

          После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

          Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

          Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

          Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

          Делопроизводство в школе

          Документооборот в школе: как правильно организовать?

          Функционирование образовательной организации неразрывно связана с созданием документации, обеспечивающей ведение отчетности по всем управленческим операциям. Деятельность руководителя по организации документооборота в ОО является важной составляющей административного процесса, направленного на реализацию:

        • воспитательно-образовательного процесса в школе;
        • решение кадровых вопросов;
        • ведение сопутствующей хозяйственной деятельности.
        • Легко выкинуть нужный документ раньше времени — и срока в 10 тыс. рублей директору школы не избежать! Проведите ревизию документации — проверьте срок хранения каждого акта. В этом поможет удобная онлайн-таблица, разработанная редакцией журнала «Справочник руководителя образовательного учреждения»

          Документация, создаваемая для фиксации промежуточных и итоговых результатов работы управленческого состава, содержит достоверные данные о действительном состоянии всех школьных активов. Поэтому к ведению документооборота предъявляются особые требования, отраженные в действующей законодательной базе.

          Положение о делопроизводстве в школе

          Организация документооборота в ОУ осуществляется строго в соответствии с нормативными требованиями, предусматривающими выполнение единых норм по составлению и заполнению документов в каждой школе.

          Проверяющие органы требуют, чтобы руководители образовательных организаций при обеспечении системы делопроизводства опирались на такие нормативные акты:

        • ГОСТ-Р 6.30-2003, в котором представлены унифицированные требования к составлению деловых бумаг.
        • Методические рекомендации по ведению делопроизводства, утвержденные приказом Росархива № 76 от 23.12.2009 г.
        • Письмо Минобразования РФ № 03-51/64, в котором также содержаться методические рекомендации по работе с документами в ОУ.
        • Правила оформления документации также закрепляет Положение о ведении делопроизводства в школе, которое должно быть разработано и утверждено на локальном уровне с учетом особенностей управленческой структуры.

          Структура Положения о делопроизводстве

          Разделы Содержание разделов
          Цели делопроизводства Обеспечение полного соответствия документальных данных положениям действующего законодательства, требованиям по автоматизации процесса составления и хранения деловых бумаг.
          Задачи делопроизводства
          1. Закрепление норм, регламентирующих составление, оформление и хранение школьной документации.
          2. Выполнение правил использования и хранения печатей ОУ.
          3. Повышение уровня культуры административного состава школы и сотрудников канцелярии по вопросам работы с официальными документами.
          Принципы ведения документооборота
          1. Актуальность используемых данных.
          2. Своевременность составления первичной документации.
          3. Систематизация бумаг в соответствии с типами.
          Функции делопроизводства в ОУ
          1. Документирование административной деятельности, кадровой работы.
          2. Обработка и перемещение бумаг.
          3. Регистрация при передаче документации в архив.
          4. Контроль исполнения распорядительной документации.
          Классификация документов Представление всех типов документов, составляемых школьными службами, в соответствии с основными типами документации. Делопроизводство образовательной организации предусматривает создание и хранение таких типов документов:

          • организационно-правовых;
          • распорядительных;
          • информационно-справочных;
          • учетно-педагогических;
          • документов по трудовым правоотношениям.
          Требования к оформлению В данном пункте Положения приводится список требований, предъявляемых к содержанию, структуре и реквизитам школьной документации.
          Организация документооборота Указывается количество потоков бумаг (как правило, их три — внутренние, входящие и исходящие), порядок их регистрации, группировки и последующей передачи в канцелярию для хранения.
          Номенклатура документов Приводится расшифровка номенклатурных знаков, оформляемых в формате «01», «02», «03» и т.д.
          Требования к хранению и использованию печати Печать должна храниться в сейфе в кабинете руководителя ОУ, который несет личную ответственность за ее сохранность. В данном пункте Положения следует привести перечень документов, подлежащих заверению «мокрой» печатью.
          Документация, подлежащая заверению руководителем школы Только директор образовательной организации имеет право заверять документы, определяющие регламент ведения и обеспечения образовательного процесса (планы работы школы на год, расписание уроков, правила внутреннего распорядка, меню школьной столовой и другие локальные акты).

          Инструкция по делопроизводству в школе

          Правила составления каждого вида документов также подлежат строгой регламентации, закрепляемой локальной инструкцией установленного образца. Положения данного локального акта применимы к заполнению бумажных и электронных носителей, что позволяет гарантировать унификацию системы школьного документооборота. При этом представленные правила заполнения бумаг применяются к бухгалтерской, технической и другим специализированным видам документации только в части общих принципов.

          Заверенная инструкция по реализации делопроизводства в школе должна содержать такие разделы:

          1. Общие положения, регламентирующие порядок применения представленных правил к каждому отдельному типу документации.
          2. Состав используемой документации.
          3. Правила оформления документов, закрепляющие правила заполнения пустых бланков, указания реквизитов, требования к содержанию и структуре каждого отельного вида бумаг.
          4. Подготовка и оформление особо важных видов документации: приказов, инструкций, протоколов, служебных писем, телефонограмм, заявлений, записок, актов.
          5. Организация исполнения документов — раздел, утверждающий требования к процедурам предварительной регистрации, рассмотрения, распределения, обработки и передачи бумаг.
          6. Контроль исполнения документов, регламентирующий формы и сроки контроля, уровень ответственности уполномоченных лиц.
          7. Изготовление и использование печатей и штампов.
          8. Особенности ведения номенклатуры дел.
          9. Порядок передачи документации на хранение.
          10. ОРГАНИЗУЙТЕ ДОКУМЕНТООБОРОТ ЭФФЕКТИВНО

            Читайте в журнале

            какие документы выкинуть, а какие отправить в архив, чтобы не создавать путаницы и беспорядка. Скачайте образец акта и опись дел.

            Кадровое делопроизводство в школе

            В действующем трудовом законодательстве нашей страны не выделяется понятие «кадровое делопроизводство». Поэтому сотрудник, ответственный за поддержание документооборота в образовательной организации — заведующий или работник канцелярии, секретарь — в своей деятельности должен руководствоваться общими государственными нормами по вопросам документального сопровождения кадровой работы и локальными актами ОУ.

            Реализация кадрового последовательного делопроизводства в школе предусматривает составление и сохранение разных типов документации, в число которой входят:

          11. Трудовые договоры.
          12. Трудовые книжки.
          13. Штатное расписание.
          14. Должностные инструкции сотрудников ОУ.
          15. Личные дела работников.
          16. Графики отпусков и сменности.
          17. Табели учета рабочего времени.
          18. Приказы по кадровому делопроизводству.
          19. Заявления от педработников.
          20. Больничные листы.
          21. Документы о защите персональных данных.
          22. Журналы регистрации командировочных документов.
          23. Графики аттестации учителей-предметников, других педагогических работников.

          Делопроизводство в школе: образцы документов

          Текстовое сопровождение деятельности школы формирует система документации, классифицируемая в соответствии со сферами применения. В рамках ведения делопроизводства в школе образцы таких документов остаются наиболее востребованными:

        • устав школы,
        • договор с учредителем,
        • должностные инструкции,
        • правила внутреннего распорядка для сотрудников,
        • штатное расписание.
        • К их числу относится приказы:

        • по организации воспитательно-образовательного процесса,
        • по административно-хозяйственной деятельности,
        • по кадровому составу и учащимся,
        • инструкции по охране труда, пожарной безопасности.

        3. Информационно-справочные

        Это справки, докладные и объяснительные записки, протоколы педсоветов, тематических семинаров и форумов, письма, телеграммы, телефонограммы, документы по кадровому делопроизводству, рассмотренные выше.

        4. Учебно-педагогическая документация

        К их числу относится:

      • личные дела учащиеся,
      • классные журналы,
      • книги приказов,
      • журналы фактультативных занятий и т.д.
      • Хочется отметить, что в силу тенденций времени характер документооборота в ОУ меняется. Хранение оригиналов бумаг, связанное с обеспечением оптимального освещения и температурного режима в архиве, отходит на второй план. Большое количество документации силами кадровиков переводится в электронный вид, что позволяет быстро находить нужную информацию и экономить финансовые средства на содержание архива.

        Делопроизводство, документооборот и СЭД


        Основы организации работы с документами

        Документы играют важную роль в жизни каждой организации: они сопровождают ее рождение и развитие, организуя внутренние процессы и обеспечивая взаимодействие с контрагентами и органами государственной власти. Роль упорядоченной и организованной работы с документами для эффективного функционирования коммерческой компании или государственного учреждения невозможно переоценить, ведь она оптимизирует временные и финансовые затраты, повышает прозрачность процессов и общую прибыльность организации.

        Деятельность, объединяющая создание документов, их обработку, использование и хранение, называется делопроизводством (см. ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). При небольшом объеме производимых и получаемых организацией документов нет необходимости принимать специальные меры, регулирующие порядок их обработки, но с ростом компании и объема документов работа с ними требует системного подхода. Только с ним процесс будет управляемым и эффективным.

        Для его реализации, прежде всего, определите ответственного, который будет отвечать за организацию работы с документами. Это может быть отдельное специально созданное для решения данной задачи подразделение или сотрудник, совмещающий данную функцию со своими основными рабочими обязанностями, если организация небольшая.

        Следующим шагом будет составление инструкции, описывающей порядок документирования деятельности самой организации, применяемые в ней правила документооборота (движения документов внутри компании, их получения и отправки), а также принципы хранения документов. В качестве ориентира для такой инструкции можно использовать Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

        Классический и электронный документооборот

        Организация системного подхода к работе с документами – сложная и трудоемкая задача. При этом, стремясь сохранить эффективность не только на этапе становления, но и в процессе своего развития, организации вынуждены постоянно адаптировать принципы создания, обработки и хранения документов к изменениям внешней среды. Одним из способов существенно упростить и ускорить данный процесс является, например, переход от классического документооборота к электронному. Рассмотрим их ключевые отличия.

        Классический документооборот предполагает обмен документами в бумажном виде, то есть после создания документа на компьютере и его печати или заполнения заранее подготовленного бумажного бланка, он передается другим участникам процесса, а результат контролируется с помощью самого документа (например, наличием подписи) или другим способом (фактом выполнения задачи).
        Такой процесс, как правило, требует вовлечения дополнительного персонала (курьеров) и значительных временных затрат, особенно в условиях территориально-распределенной структуры или при взаимодействии с другими организациями. При этом управляемость и прозрачность процессов в случае классического документооборота являются недостаточными для эффективной работы.

        Электронный документооборот, напротив, позволяет использовать все выгоды контролируемого и регламентированного движения документов как внутри организации, так и за ее пределами, обеспечивая повышение качества и оперативность управления. Непременным условием для внедрения электронного документооборота является наличие четких правил по работе с документами в компании и выбор ИТ-решения, отвечающего ее актуальным потребностям.

        СЭД как эффективный инструмент для гос. учреждений и коммерческих компаний

        Система электронного документооборота (СЭД) позволяет избавиться от рутины, значительно упрощая и оптимизируя работу с документами в коммерческих компаниях и государственных учреждениях. К главным достоинствам любой СЭД относится обеспечение прозрачности процесса работы с документами на каждом этапе: от создания до исполнения или передачи.

        Благодаря этому можно в любой момент времени не только получить информацию о времени и авторе созданного документа, его «пути» и сроках обработки, но и контролировать безопасность данных и четкое соответствие показателей внутренним регламентам организации.

        СЭД может использоваться как для оптимизации внутреннего документооборота, так и для оперативного и юридически защищенного взаимодействия с государственными органами и контрагентами компании. Системы внутреннего документооборота уже долгое время активно используются крупными компаниями и государственными органами. Распространению же систем автоматизации внешнего документооборота способствуют, прежде всего, государственные инициативы в рамках общей стратегии перехода к цифровой экономике.

        При этом стоит отметить, что на данный момент не существует четких стандартов для СЭД, поэтому любая компания может выбрать решение, четко в соответствии со своими потребностями и бизнес-процессами. Используя общие рекомендации по организации бумажного делопроизводства, разработчики таких систем создают универсальные решения, позволяющие легко адаптировать их под специфичные требования предприятия.

        Фитискин Алексей, Директор по маркетингу
        Департамента систем управления документами АО «ЛАНИТ»

        Нормативные документы делопроизводства

        Автор: Ирина Нестерова ? 12.11.2019

        Нестерова И.А. Нормативные документы делопроизводства // Энциклопедия Нестеровых

        Нормативно-методическое регулирование делопроизводства позволяет грамотно организовать всю систему делопроизводства в целом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства.

        Нормативно-методическая база делопроизводства

        В свете вступления в силу 1 июня 2019 года нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 следует рассмотреть нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

        Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты [1].

        Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя следующее:

      • законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
      • указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
      • нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
      • технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
      • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
      • унифицированные системы документации; – нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
      • Структура нормативно-правовой базы делопроизводства

        Нормативная база делопроизводства в РФ основана на Федеральном законодательстве и ГОСТ. Последние являются основой для ведения делопроизводства в организациях.

        Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции РФ записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. » [2]. Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ [3]. Не менее важны положения федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».

        Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

        Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О бухгалтерском учете» и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов.

        Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

        Указы Президента РФ относятся к числу нормативных актор регламентирующих делопроизводства. Перечислим ключевые Указы имеющие отношение к регламентации делопроизводства в РФ:

      • Указ «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ»;
      • Указ «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».
      • Постановления Правительства РФ, регламентирующие делопроизводства регулирую различные аспекты документооборота. Самыми важными постановлениями правительства РФ в этой сфере являются:

      • «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»;
      • «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»;
      • «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации».
      • Особенности ГОСТ Р 7.0.97-2016

        Вступивший в силу в 1 июля 2019 года ГОСТ имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть подробно. Итак, новый ГОСТ вступил силу согласно Приказу Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст «О внесении изменений в Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации».

        Новый ГОСТ направлен на регламентацию следующих аспектов документооборота:

      • состав реквизитов документов и бланков;
      • правила их оформления реквизитов документов и бланков;
      • виды и образцы бланков, схемы расположения реквизитов на деловых бумагах;
      • правила создания документов.
      • Особенности ГОСТ 7.0.97-2016 [3]

        Требования к документам и работе с ними по ГОСТ 7.0.97-2016

        Новшества ГОСТ 7.0.97-2016

        При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют

        Некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены.

        Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа

        Появились новые реквизиты, в числе которых: наименование структурного подразделения – автора документа и наименование должности лица – автора документа.

        Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны

        Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним

        Абзацный отступ текста документа – 1,25 см

        Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала

        Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см

        Может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом

        Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

        Разработка нормативных документов по ДОУ

        Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

        Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

        Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

        Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

        Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.

        Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации.

        Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.

        Смотрите еще:  Взыскание долгов с юридических лиц: законные и наиболее эффективные способы. Возврат долгов с физических и юридических лиц
        Nckt-gluhovo.ru Copyright © 2019.